許多企業主與人資夥伴經常面臨「公司可否懲處假單未提前申請員工」的困擾。員工若未依規定事先完成請假程序，公司究竟能否祭出懲處？ 這實際上涉及對勞工請假權益的保障、以及企業內部管理規定的執行是否合理等層面。
本文將深入探討員工未事先請假的情況，是否構成違反勞動法規，以及企業在處理此類情況時應注意的細節。我將從勞動法規、實務案例等面向，剖析請假程序的必要性、公司懲處權的邊界，並針對不同情境提供具體的處理建議。
實務上，我建議企業應建立明確且合理的請假規定，並充分與員工溝通。同時，也應考量個案情況，例如員工是否有緊急事由、是否事後補辦請假手續等，再做綜合判斷。透過建立完善的請假管理制度，並兼顧勞資雙方的權益，方能有效降低勞資爭議的風險。
這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)
1. 建立明確且合理的請假規定： 公司應制定清晰的請假流程，包括提前申請的期限、請假方式（書面或口頭）、以及緊急情況的處理方式。 確保所有員工都充分了解這些規定，並將其納入員工手冊或工作規則中。 明確的規定能減少誤解，為後續的處理提供依據。
2. 區分情況，審慎評估： 針對未提前申請假單的情況，公司不應一概而論。 應考量員工是否有緊急事由（例如突發疾病），以及事後是否已補辦請假手續。 若員工有正當理由且已盡力補辦手續，公司應酌情處理，避免過度懲處。
3. 合法合規地進行懲處： 若員工無正當理由且未按規定請假，公司可依據《勞動基準法》和工作規則進行懲處。 懲處方式應合理且符合比例原則，例如口頭警告、書面警告、記過等。 嚴重情況下，若員工構成曠職（如連續曠工三日或一個月內曠工達六日），公司可依法解僱，但務必確保程序合法，並保留相關證據。
公司可否懲處？未依規定的假單申請有哪些後果？
在探討公司是否可以懲處未提前申請假單的員工之前，我們必須先釐清勞工的請假權益以及公司管理的權責。根據台灣《勞動基準法》第43條和《勞工請假規則》的規定，勞工因婚、喪、疾病或其他正當事由，的確享有請假的權利。然而，這並不意味著勞工可以完全無視公司的請假程序，隨意缺勤。
勞工的請假權利與義務
《勞工請假規則》第10條 明確指出：「勞工請假時，應於事前親自以口頭或書面敘明請假理由及日數。但遇有急病或緊急事故，得委託他人代辦請假手續。辦理請假手續時，僱主得要求勞工提出有關證明文件。」這段條文揭示了勞工在行使請假權利時，同時負有事先告知的義務。
- 事前告知： 勞工原則上應在請假前，向僱主說明請假的原因和天數，以便僱主安排工作。
- 緊急狀況例外： 如果遇到緊急事故（例如突發疾病、意外事件），勞工可以委託他人代為辦理請假手續。
- 提供證明： 僱主有權要求勞工提供請假理由的相關證明文件，以確認請假的正當性。
公司未明訂請假規定時之後果
若公司沒有明確的請假規定，勞工未提前申請假單，那麼公司要懲處員工在實務上會比較困難。
然而，若公司有明訂請假規定，例如要求員工必須在請假前一天提出申請，或是生病需要就醫證明等，員工若沒有依照規定，未事先完成請假手續，會有什麼後果呢？
- 影響考勤記錄： 未按規定請假可能導致考勤記錄異常，影響全勤獎金、考績或其他福利。根據《勞工請假規則》第9條規定，僱主不得因勞工請婚假、喪假、公傷病假及公假而扣發全勤獎金，但事假並未列入不扣全勤獎金的假別。
- 可能構成曠職： 在未依規定請假且無正當理由缺勤的情況下，員工可能被認定為曠職。
- 影響勞僱關係： 經常性的未按規定請假，可能讓僱主認為員工工作態度不佳，影響勞僱關係的和諧。
曠職的定義與後果
什麼情況會構成曠職呢？ 簡單來說，曠職指的是員工在應該上班的日子，沒有請假且無故缺勤的狀況。
根據勞動部說明，若員工無正當理由「繼續曠工三日」或「一個月內曠工達六日」，僱主可依《勞動基準法》第12條終止勞動契約，也就是直接解僱員工。
曠職的後果可能非常嚴重，包括：
- 扣發薪資： 曠職當日，僱主可以不給付薪資。
- 懲處： 公司可以依照工作規則，對曠職員工進行警告、記過等懲處。
- 解僱： 嚴重曠職（如連續曠工三日或一個月內曠工達六日），僱主有權解僱員工。
- 請求賠償： 如果員工曠職對公司造成實質損害，公司甚至可以向員工請求賠償。
公司可以如何懲處未按規定請假的員工？
公司若要懲處未按規定請假的員工，必須要有明確的規定作為依據。這些規定應該明訂在公司的工作規則中，並且經過公開揭示，讓所有員工都知悉。
提醒您，並非所有未按規定請假的情況，都構成可以懲處的理由。公司應該綜合考量以下因素：
- 公司是否有明確的請假規定？ 規定是否合理且已公開？
- 員工是否有正當理由未提前申請？ 是否有緊急狀況？
- 懲處是否合理？ 是否符合比例原則？
未提前申請假單，公司如何合法懲處員工？
當員工未依照公司規定提前申請假單，僱主並非完全不能採取任何行動，但必須謹慎行事，以避免觸犯勞動法規。合法的懲處需建立在完善的制度和明確的溝通之上。以下列出幾項公司可以合法懲處員工的方式，以及應注意的要點：
一、確認公司內部規章的明確性與合理性：
明確的請假規定是合法懲處的基礎。 公司的工作規則中應詳細載明請假程序、提前申請的期限、以及未依規定請假的處理方式。這些規定必須經過公開揭示，讓所有員工知悉並理解。此外，規章內容不得違反勞動基準法等相關法規，且必須符合比例原則，確保懲處的輕重與違規情節相當。
- 公司工作規則: 應明確規定請假程序（如：應於多久前提出申請、應以何種方式提出）、未依規定請假之處理方式（如：口頭警告、書面警告、記過、扣薪等）。
- 公開揭示：工作規則應於公司內部公告，或以其他方式（如：發放員工手冊、電子郵件通知）確保所有員工均已充分知悉。
- 合理性：請假規定不得過於嚴苛，例如：要求員工必須在極短時間內完成請假手續，或對於緊急情況下的請假設置不合理的障礙。
二、懲處種類與程度的考量：
懲處方式應視情節輕重而定，避免過度懲罰。常見的懲處方式包括口頭警告、書面警告、記過、扣薪等。解僱是最嚴厲的懲處，僅適用於情節重大的違規行為，例如：無正當理由連續曠職三日，或一個月內曠職達六日。
- 口頭/書面警告：適用於初犯或情節較輕微的違規行為。
- 記過：適用於較嚴重的違規行為。
- 扣薪：原則上不得作為懲處手段。除非公司工作規則有明文規定，且符合勞基法第22條及第26條等相關規定（例如：員工造成公司損失，可於一定限度內扣薪），否則不得任意扣薪。
- 解僱：適用於情節最嚴重的違規行為，必須符合勞基法第12條的規定。
員工若對懲處不服，可向僱主提出申訴，或向勞工主管機關申請勞資爭議調解。
三、確認員工未提前請假是否具備「正當理由」：
即使員工未依規定提前申請，公司仍應考量其未提前請假是否具備正當理由。例如：突發疾病、緊急事故等不可預測的情況，導致員工無法事先請假。在這種情況下，若員工事後已盡力補辦請假手續，公司應酌情處理，不宜過於苛責。
關於勞工請假規則，可參考勞動部主管法規查詢系統。
- 突發疾病：員工因突發疾病無法提前請假，應於事後儘速告知公司，並提供相關醫療證明。
- 緊急事故：員工因家庭緊急事故（如：親人 sudden illness、意外事故）無法提前請假，應於事後提供相關證明。
若員工確實有正當理由，且事後已補辦請假手續，公司仍執意懲處，可能被認定為不當懲戒，甚至構成違法解僱。
四、蒐集並保存相關證據：
若公司決定對未提前請假的員工進行懲處，應充分蒐集並保存相關證據，以證明員工確實違反公司規定，且公司已盡到告知義務。這些證據包括：
- 公司工作規則：證明公司已明確規定請假程序及未依規定請假的處理方式。
- 員工簽收紀錄：證明員工已充分知悉公司工作規則。
- 出勤紀錄：證明員工未依規定到班。
- 員工陳述：記錄員工對於未提前請假原因的說明。
完整的證據有助於公司在勞資爭議中站穩腳步。
重點提醒：懲處的目的是為了維持工作秩序，而非刁難員工。公司應秉持誠信原則，與員工溝通協商，尋求雙方都能接受的解決方案，共同營造和諧的職場環境。
公司可否懲處假單未提前申請員工. Photos provided by unsplash
未提前申請假單，公司可如何避免爭議？
為了減少因員工未提前申請假單而產生的勞資爭議，公司應建立一套完善且明確的請假管理制度，並確保所有員工都充分了解並遵守這些規定。這不僅能提升管理效率，也能在發生爭議時，為公司提供更有利的法律依據。
1. 明確制定請假規定
公司應在工作規則中詳細載明請假程序、所需文件、緊急情況處理方式等。例如：
- 請假申請時間：明確規定應提前多久申請（例如：事假至少提前一天，病假可事後補單），以及特殊情況下的例外處理。
- 請假方式：指定統一的請假管道，如書面申請、線上系統、或 email 通知。
- 所需文件：依請假種類，明確規定需提供的證明文件（例如：病假需診斷證明，喪假需訃聞）。
- 緊急聯繫方式：要求員工提供緊急聯絡人資訊，以便在緊急情況下能及時聯繫。
此外，公司應將這些規定納入新進員工訓練，並定期宣導，確保所有員工都清楚瞭解。 也可以將請假規定放置在公司網站，或是公告欄等明顯處，方便員工隨時查閱。
2. 建立彈性應變機制
儘管公司有明確的請假規定，但仍應考慮到特殊情況的存在。例如：
- 緊急事故：允許員工在緊急情況下，事後補辦請假手續。但需明確定義何謂「緊急情況」，避免濫用。
- 特殊疾病：對於慢性疾病或需定期回診的員工，可考慮提供更彈性的請假安排。
- 家庭突發狀況：理解員工可能因家庭突發狀況而無法提前請假，給予適當的寬容。
重點在於，公司應建立一套彈性應變機制，允許在特殊情況下調整請假程序，但同時也要確保所有程序都公開透明，並有明確的記錄。
3. 加強溝通與協商
勞資雙方應秉持誠信原則，加強溝通與協商。當員工因特殊情況無法提前請假時，應主動與主管溝通，說明原因，並盡可能提供相關證明文件。主管也應理解員工的難處，給予適當的協助。 有效的溝通可以減少誤解，避免爭議的發生。 鼓勵員工在遇到困難時，及早與公司溝通，共同尋求解決方案。
4. 參考相關法規與函釋
公司在制定或修改請假規定時，應參考勞動部的相關法規與函釋，確保符合法律規定。 勞動部不時會針對勞動法規發布解釋令，公司應隨時關注，並根據最新規定調整內部管理制度。 例如，可參考勞動部網站上的相關資訊：勞動部。如果對法規有疑問，建議諮詢專業律師或勞動顧問。
5. 強化紀錄與證據保存
無論是員工的請假申請、主管的批准紀錄，還是相關的溝通紀錄，公司都應妥善保存。 這些紀錄在發生爭議時，能作為重要的證據，協助公司釐清事實，維護自身權益。 建議公司建立完善的文件管理系統，將所有與請假相關的文件數位化，方便查閱與保存。
總之，要避免因未提前申請假單而產生的爭議，公司需要從多個方面著手，包括明確制定請假規定、建立彈性應變機制、加強溝通與協商、參考相關法規與函釋，以及強化紀錄與證據保存。 透過這些措施，公司可以建立一套公平、合理、透明的請假管理制度，營造和諧的職場環境。
| 方法 | 說明 | 重點 |
|---|---|---|
| 1. 明確制定請假規定 | 公司應在工作規則中詳細載明請假程序、所需文件、緊急情況處理方式等。 |
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| 2. 建立彈性應變機制 | 考慮到特殊情況的存在，允許在緊急情況下事後補辦請假手續，並明確定義何謂「緊急情況」。 |
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| 3. 加強溝通與協商 | 勞資雙方應秉持誠信原則，加強溝通與協商。 |
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| 4. 參考相關法規與函釋 | 公司在制定或修改請假規定時，應參考勞動部的相關法規與函釋，確保符合法律規定。 |
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| 5. 強化紀錄與證據保存 | 公司應妥善保存員工的請假申請、主管的批准紀錄，以及相關的溝通紀錄。 |
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公司可否懲處假單未提前申請員工？實務案例解析
在探討公司是否可以懲處未提前申請假單的員工之前，檢視一些實際案例將能更清楚地瞭解相關的法律實務和處理方式。
案例一：緊急事故未提前請假
情境：某員工因家中突發緊急事故，例如家人突然生病需要緊急送醫，導致無法提前向公司請假。事後，該員工立即向公司說明情況並補辦請假手續，但公司仍以未遵守請假規定為由，給予該員工記過處分。
分析：在此情況下，法院通常會考量緊急狀況的合理性。如果員工能提供充分的證據證明確實發生緊急事故，且事後已盡力補辦請假手續，公司若仍堅持懲處，可能被認定為權利濫用。根據《勞工請假規則》第10條，勞工因緊急事故無法事先請假時，得於事後補請假手續。公司應審酌個案情況，給予合理的彈性。
案例二：員工長期未遵守請假規定
情境：某員工多次未按公司規定提前請假，且事後也未說明原因或補辦手續，屢勸不聽。公司在多次警告後，決定依據工作規則對該員工進行懲處，甚至解僱。
分析：若公司有明確且合理的請假規定，並已充分告知員工，且員工長期、多次違反，情節嚴重，公司依據工作規則進行懲處，甚至解僱，通常會被法院認為合法。但公司需要提供完整的紀錄，證明已多次給予警告和改善機會。根據《勞動基準法》第12條，勞工無正當理由繼續曠工三日，或一個月內曠工達六日者，僱主可不經預告終止契約。此外，最高法院曾有判例指出，僱主若能證明員工違反勞動契約情節重大，即使未達曠職程度，仍可合法解僱（最高法院 98 年度台上字第 118 號判決）。
案例三：公司請假程序不合理
情境：某公司規定員工請假必須提前一週申請，且需要經過多層主管簽核，程序繁瑣。有員工因臨時生病無法提前一週請假，事後請假也未被批准，公司以曠職論處。
分析：如果公司的請假程序過於嚴苛，超出合理範圍，導致員工難以遵守，法院可能會認為該規定無效。勞委會（現勞動部）也曾多次表示，僱主不應以不當程序刁難勞工請假。在此情況下，公司對員工的懲處可能被認定為不合法。公司應檢討請假程序，確保其合理性和可行性。可以參考勞動部的相關指引，建立更友善的請假制度。
案例四：特休的申請與拒絕
情境：員工臨時有事，當天未到班，事後才提出要將缺勤日改為特休，公司以員工缺勤在先為由，拒絕了員工的特休申請。
分析：如果員工沒有正當理由事先請假，公司可以拒絕讓員工事後補請特休。特休的安排應勞資雙方協商，若員工無故缺勤，顯然未盡到告知義務。但若員工有緊急情況，例如突然生病，且事後能提出合理證明，公司應酌情處理。此外，公司也應注意特休的相關規定，例如是否已到期、是否已充分告知員工特休權益等，避免產生爭議。
總結：從以上案例可以看出，公司在處理員工未提前請假的情況時，應綜合考量各種因素，包括事件的緊急性、員工的過往紀錄、公司的請假規定等。切勿一概而論，應秉持合理、彈性的原則，與員工充分溝通，避免產生不必要的勞資糾紛。如有疑問，建議諮詢專業的勞動法律師，以確保處理方式符合法律規定。
公司可否懲處假單未提前申請員工結論
總而言之，在面對「公司可否懲處假單未提前申請員工」這個問題時，沒有一成不變的答案。企業必須審慎評估個案情況，考量員工是否有正當理由、公司內部的請假規定是否合理、以及懲處的手段是否符合比例原則。
公司在追求效率管理、維護工作秩序的同時，也應兼顧勞工的權益與福祉。建立一套完善的請假管理制度，並加強勞資雙方的溝通與協商，纔能有效降低勞資爭議的風險，共同營造一個和諧、健康的職場環境。希望本文的解析與建議，能為企業主、人資夥伴和廣大勞工提供實質的幫助，讓大家在職場上都能安心工作，避免不必要的紛爭。
公司可否懲處假單未提前申請員工 常見問題快速FAQ
Q1: 員工臨時有緊急狀況無法提前請假，公司可以懲處嗎？
A1: 不一定。公司應考量員工未提前請假是否具備正當理由，例如突發疾病、緊急事故等不可預測的情況。在這種情況下，若員工事後已盡力補辦請假手續，公司應酌情處理，不宜過於苛責。若公司有明確規定，員工仍需於事後提供相關證明（如就醫證明、事故證明）以完成請假程序。
Q2: 公司沒有明確的請假規定，員工未提前請假，公司可以懲處嗎？
A2: 若公司沒有明確的請假規定，員工未提前申請假單，那麼公司要懲處員工在實務上會比較困難。 建議公司應建立明確且合理的請假規定，並充分與員工溝通，以避免爭議。
明確的請假規定應明訂在公司的工作規則中，並且經過公開揭示，讓所有員工都知悉。
Q3: 員工長期未按規定請假，公司可以解僱嗎？
A3: 有可能，但必須符合《勞動基準法》的相關規定。若公司有明確且合理的請假規定，並已充分告知員工，且員工長期、多次違反，情節嚴重，公司依據工作規則進行懲處，甚至解僱，通常會被法院認為合法。但公司需要提供完整的紀錄，證明已多次給予警告和改善機會。若員工無正當理由繼續曠工三日，或一個月內曠工達六日者，僱主可不經預告終止契約。
