在現今多元化的工作環境中，企業面臨外勤與輪班人員請假管理的獨特挑戰。有效掌握外勤與輪班人員的請假管理技巧，不僅能確保企業運營的順暢，更能提升員工的工作滿意度和整體效率。這篇文章將深入探討不同工時類型下的請假管理特例，例如彈性工時、壓縮工時和部分工時等，提供具體的解決方案。
基於我多年在人力資源管理領域的經驗，我建議企業在制定請假政策時，應充分考慮外勤與輪班人員的工作特性。例如，對於外勤人員，可導入數位化工具簡化遠程請假流程，並利用地理位置驗證確保管理的透明度。而對於輪班人員，則需優化排班系統，明確跨部門或跨團隊的支援調度機制，保障員工的休息時間與請假權益。
掌握這些不同工時類型下的請假管理特例，能幫助企業更好地應對外勤與輪班人員的請假需求，從而構建更具彈性和效率的人力資源管理體系。
這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)
1. 彈性工時制度差異化管理： 針對外勤與輪班人員，根據企業採用的不同彈性工時制度（如二週、四週、八週變形工時），設計差異化的請假管理辦法。考慮遠程請假申請流程、地理位置驗證、以及工作交接協作等因素，確保管理既靈活又公平。
2. 排班與請假系統整合： 將排班系統與請假系統整合，確保資訊同步。當輪班人員請假時，系統應能自動調整班表，避免人力短缺。運用排班系統自動判讀是否違反勞基法，定期檢視排班表，確保符合最新的勞動法規，以減少排班爭議。
3. 建立緊急應對機制： 針對外勤人員，建立緊急情況下的應對機制，如因突發狀況無法按時完成工作，應及時回報並尋求支援。企業應提供必要的協助，例如安排替代人員、調整工作計畫等。對於輪班人員，建立跨部門或跨團隊的支援調度機制，確保工作正常運作。
希望這些建議能幫助您更好地管理外勤與輪班人員的請假，提升團隊效率和員工滿意度。
彈性工時下的外勤與輪班請假管理技巧
彈性工時制度為企業提供了靈活調配人力資源的空間，但同時也對外勤與輪班人員的請假管理提出了新的挑戰。如何在外勤與輪班人員中，落實彈性工時制度下的請假管理，並兼顧效率與公平，是HR專業人士及團隊領導者需要深入思考的問題。彈性工時制度又可細分為二週變形工時、四週變形工時與八週變形工時等不同種類，企業可以根據產業特性與實際需求選擇適合的制度。因此針對不同彈性工時制度設計差異化的請假管理辦法，是外勤與輪班人員管理的重要課題。
外勤人員的彈性工時與請假管理
外勤人員的工作地點不固定，工作時間也較具彈性，在彈性工時制度下，其請假管理更需注意以下幾點：
- 遠程請假申請與審核：
建立便捷的遠程請假申請管道，例如透過手機App或線上系統，讓外勤人員可以隨時隨地提交請假申請。審核流程也應盡可能簡化，可考慮授權團隊領導者或主管進行快速審核，提升效率。可參考518人力銀行所提供的餐廳排班技巧分析。
- 地理位置驗證與工時記錄：
運用GPS定位、Wi-Fi打卡等技術，確保外勤人員的工時記錄準確，避免虛報或浮報工時。在請假時，也應要求外勤人員提供相關證明文件，例如就醫證明、事故證明等。 NewSoft 力新國際 考勤系統，採雲端運算管理，能設定假別、多班別、多國別，支援24小時工廠的輪班表，並列出各種統計報表。 針對外勤同仁，提供手機GPS打卡。
- 工作交接與協作：
外勤人員請假前，應完成工作交接，確保業務不受影響。可建立線上協作平台，方便團隊成員共享工作進度、客戶資料等，提升協作效率。明確請假期間的職務代理人，確保工作無縫銜接。像是震旦雲提供雲端人資系統，可結合人資系統提供出勤報表、線上請假、自動薪資，快速便利。
- 緊急情況處理：
建立緊急情況下的應對機制，例如外勤人員因突發狀況無法按時完成工作，應及時回報並尋求支援。企業應提供必要的協助，例如安排替代人員、調整工作計畫等。例如在外勤筋斗雲的解決方案中，管理者可透過系統後台直接設定人員班表、排班、行事曆，團隊成員則可使用手機上下班打卡、請假加班，所有出缺勤記錄雲端異地存取，方便管理者與成員隨選隨查，完整的考勤記錄還可以產出報表做薪資統計。
輪班人員的彈性工時與請假管理
輪班人員的工作時間不固定，可能包含白天、晚上、假日等不同時段。在彈性工時制度下，其請假管理更需注意以下幾點：
- 排班系統與請假系統整合：
將排班系統與請假系統整合，確保排班與請假資訊同步。當輪班人員請假時，系統應自動調整班表，避免人力短缺。運用排班系統自動判讀，能夠阻擋違反勞基法規則的排班，如此一來，過往令服務業頭疼的排班問題便能迎刃而解(參考震旦集團)。
- 輪班模式下的年假計算：
輪班人員的年假計算方式較為複雜，應明確規定不同輪班模式下的年假計算標準。可參考勞動部的工時(休息、休假、請假)說明，以確保計算的準確性與公平性。像是實施變形工時排班表，容易因爲未經工會或勞資會議同意、連續工作超過12天、未給足例假日等原因造成排班違規，公司應定期檢視排班表，確認是否符合最新的勞動法規（參考爵鼎企業顧問）。
- 跨部門或跨團隊的支援調度：
建立跨部門或跨團隊的支援調度機制，當某個輪班人員請假時，可從其他部門或團隊調派人員支援，確保工作正常運作。輪班制的排班設計也相對複雜，一不小心就容易觸犯勞基法。以下將針對輪班制排班表的合規設計 （參考爵鼎企業顧問）。
- 休息時間與請假權益保障：
確保輪班人員享有足夠的休息時間，避免過勞。在請假方面，應保障輪班人員的請假權益，不得因其工作性質而加以限制。可參考勞動部工時制度及彈性措施手冊，瞭解更多工時制度細節。
壓縮工時：外勤與輪班人員請假管理技巧
壓縮工時，顧名思義，是將員工一週的工作時數集中在較少的天數內完成，例如將原本一週五天、每天八小時的工作，壓縮為四天、每天十小時完成。這種安排讓員工可以享有較長的休息時間，例如週休三日，對於需要平衡工作與個人生活的員工來說，具有相當的吸引力。然而，壓縮工時下的請假管理，在外勤與輪班人員的管理上，也需要特別的考量。
壓縮工時的定義與適用性
壓縮工時是指在總工時不變的前提下，將每週的工作天數減少，而相對應地增加每日的工作時數。 舉例來說，原本一週工作五天，每天八小時，改為一週工作四天，每天十小時。 這種安排可以讓員工擁有更長的連續休假，例如週休三日，或是兩週休五日。
適用性：壓縮工時並非適用於所有行業或職位。 一般來說，它更適合以下情況：
- 工作內容需要長時間專注： 例如研發、設計等需要高度集中注意力的工作。
- 員工有較高的自主管理能力： 壓縮工時需要員工更有效地安排自己的工作時間，因此需要較高的自我管理能力。
- 團隊協作要求不高： 如果團隊成員需要頻繁地協作，壓縮工時可能會導致溝通上的困難。
外勤人員在壓縮工時下的請假管理
外勤人員由於工作地點不固定，壓縮工時下的請假管理更需要完善的配套措施。
- 遠程請假申請與審核： 建立方便快捷的遠程請假申請管道，例如透過手機APP或線上系統，方便外勤人員隨時隨地提出請假申請。 同時，審核流程也應盡可能簡化，確保及時回應員工的需求。
- 地理位置驗證與工時記錄： 結合地理位置驗證技術，確認外勤人員是否在工作地點。 利用數位化工具記錄外勤人員的工時，確保符合勞動法規。
- 工作交接與協作： 建立完善的工作交接流程，確保外勤人員請假期間，工作能夠順利交接給其他同事。 可以利用協作平台，方便團隊成員共享資訊、協同工作。
- 緊急情況處理： 制定應急預案，確保在緊急情況下，外勤人員能夠及時獲得支援和協助。
輪班人員在壓縮工時下的請假管理
輪班人員的工作時間不固定，壓縮工時下的請假管理更需要精確的排班系統和靈活的調度機制。
- 排班系統與請假系統整合： 將排班系統與請假系統整合，方便輪班人員查詢班表、提出請假申請。 系統應能自動計算剩餘休假天數，並提醒員工注意休假期限。
- 輪班模式下的年假計算： 針對輪班模式下的年假計算方式，應在請假政策中明確說明，避免產生爭議。 可以考慮採用比例制計算年假，確保公平性。
- 跨部門或跨團隊的支援調度： 建立跨部門或跨團隊的支援調度機制，確保在輪班人員請假期間，有足夠的人力維持正常運營。
- 休息時間與請假權益保障： 確保輪班人員在壓縮工時下，仍能享有足夠的休息時間，並保障其請假權益。
壓縮工時下的通用請假管理技巧
除了針對外勤與輪班人員的特殊考量外，以下是一些在壓縮工時下通用的請假管理技巧：
- 清晰明確的請假政策： 制定清晰易懂的請假政策，明確規定請假條件、流程、以及相關權益。 確保所有員工都充分了解請假政策的內容。
- 簡化請假流程： 簡化請假流程，減少不必要的繁瑣手續，提高請假效率。
- 有效的溝通： 建立暢通的溝通管道，鼓勵員工在有請假需求時，及早與主管溝通。
- 數據分析與預測： 運用數據分析，預測請假模式，提前做好人力安排，降低對營運的影響。
- 合規性審查： 定期進行合規性審查，確保請假管理符合勞動法規的要求。 參考勞動部提供的工時制度及彈性措施手冊，瞭解相關法規與實務。
總而言之，壓縮工時為外勤與輪班人員帶來了更彈性的工作安排，但同時也對請假管理提出了更高的要求。 企業應針對不同工時類型，制定完善的請假管理制度，才能在保障員工權益的同時，兼顧企業的運營效率。
外勤與輪班人員的請假管理技巧. Photos provided by unsplash
部分工時：外勤與輪班人員請假管理技巧
部分工時，又稱兼職，是指員工每週工作時數少於全職員工的工作時數。在這種工時制度下，外勤與輪班人員的請假管理更需要細緻規劃，才能確保營運順暢及符合勞動法規。
排班與請假系統整合
對於部分工時人員，排班系統的準確性至關重要。企業應確保排班系統能清楚記錄每位員工的實際工作時數，並與請假系統整合，自動計算員工可請的假別與時數。舉例來說，若員工每月工作時數不固定，則應根據其平均工作時數，按比例計算其年假、病假等權益。
- 明確記錄：清楚記錄每位部分工時人員的實際工作時數。
- 系統整合：將排班系統與請假系統整合，自動計算請假權益。
- 比例計算：根據平均工作時數，按比例計算年假、病假等。
請假規定明確化
由於部分工時人員的工作時間較為彈性，因此請假規定需要更加明確。企業應制定清晰的請假流程，詳細說明各種假別的申請條件、流程、以及所需證明文件。同時，也應明確規定臨時請假的處理方式，例如是否需要提前多久告知、是否需要提供相關證明等。
- 制定清晰流程：詳細說明各種假別的申請條件、流程、所需文件。
- 明確臨時請假規定：規範臨時請假的告知時間與證明文件。
- 溝通與宣導：定期與員工溝通請假規定，確保其充分了解自身權益。
彈性應變與人力調度
部分工時外勤人員的請假，可能會對現場營運造成影響。因此，企業應建立彈性應變機制，例如建立備用人力庫，或與其他部門協調支援。對於輪班人員，則可考慮跨部門或跨團隊的支援調度，確保在有人請假時，仍能維持正常的班表運作。此外，企業也可運用數位工具，例如即時通訊軟體，快速協調人力，減少因請假造成的不便。參考勞動部的網站，確保所有措施符合相關法規。
- 建立備用人力庫：預先儲備人力，應對突發狀況。
- 跨部門/團隊支援：協調跨部門或跨團隊的人力支援。
- 運用數位工具：利用即時通訊軟體，快速協調人力。
重視溝通與員工關懷
有效的溝通是請假管理的重要一環。企業應鼓勵員工在有請假需求時，及早與主管溝通，以便安排工作交接。同時，企業也應展現員工關懷，瞭解員工請假的原因，並給予適當的協助。例如，若員工因家庭因素需要請假，企業可提供彈性工時或其他支援措施，協助員工兼顧工作與家庭。
- 鼓勵及早溝通：鼓勵員工提前告知請假需求，以便安排工作。
- 展現員工關懷：瞭解員工請假原因，提供適當協助。
- 提供彈性支援：提供彈性工時等措施，協助員工兼顧工作與家庭。
案例分享
例如，某連鎖餐飲企業導入了一套整合排班與請假系統，部分工時的服務生可以在手機App上申請請假，系統會自動計算其剩餘的年假時數，並通知主管審核。同時，系統也會根據排班狀況，自動尋找可支援的人力，減少因請假造成的營運影響。此外，該企業也建立了員工互助平台，讓員工可以互相調班，解決臨時請假的問題。
透過以上技巧，企業可以更有效地管理部分工時外勤與輪班人員的請假，在符合勞動法規的前提下，提升團隊效率和員工滿意度。
| 主題 | 重點內容 | 具體措施 |
|---|---|---|
| 排班與請假系統整合 | 確保排班系統能清楚記錄每位員工的實際工作時數，並與請假系統整合，自動計算員工可請的假別與時數。 |
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| 請假規定明確化 | 由於部分工時人員的工作時間較為彈性，因此請假規定需要更加明確。 |
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| 彈性應變與人力調度 | 建立彈性應變機制，例如建立備用人力庫，或與其他部門協調支援。 |
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| 重視溝通與員工關懷 | 鼓勵員工在有請假需求時，及早與主管溝通，以便安排工作交接。同時，企業也應展現員工關懷，瞭解員工請假的原因，並給予適當的協助。 |
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混合工時制下的外勤與輪班人員請假管理技巧
混合工時制是一種結合多種不同工時安排的彈性工作模式，可能同時包含固定工時、彈性工時、部分工時或甚至變形工時等元素。 在這種複雜的工作型態下，外勤與輪班人員的請假管理更具挑戰性，需要企業管理者、HR專業人士及團隊領導者具備更精細化的管理技巧和策略。 混合工時制的複雜性源於員工工作時間的不固定性，這使得傳統的請假管理方法難以適用。 例如，一位員工可能在一週內既有固定班次，又有彈性安排的外勤工作，甚至還有臨時性的輪班任務。 如何準確記錄其工作時間、計算請假時數，並確保符合勞動法規，是HR需要仔細考量的問題。
混合工時制下請假管理的挑戰
- 工時計算複雜：員工的工作時間不固定，難以準確計算請假時數。
- 排班協調困難：需要同時考慮多種工時安排，增加排班和調度的複雜度。
- 法規遵循挑戰：需要確保請假政策符合不同工時類型的勞動法規。
- 溝通協調需求高：需要加強與員工的溝通，確保請假申請和批准流程順暢。
外勤人員的混合工時制請假管理
對於外勤人員而言，混合工時制下的請假管理需要結合數位化工具和明確的溝通機制。 由於外勤人員的工作地點不固定，企業可以考慮使用移動考勤App或定位打卡系統，方便員工隨時隨地提交請假申請，並記錄實際工作時間。 此外，建立清晰的請假流程和溝通管道至關重要。 外勤人員應清楚瞭解如何申請請假、需要提交哪些證明文件、以及請假期間的工作安排。 團隊領導者應主動關心外勤人員的工作狀況，及時處理請假申請，並確保工作任務順利交接。
輪班人員的混合工時制請假管理
輪班人員的混合工時制請假管理，需要更加註重排班的靈活性和公平性。 企業應盡可能採用數位化的排班系統，方便員工查詢班表、申請換班或請假，並確保排班符合勞動法規的相關規定。 在處理輪班人員的請假申請時，管理者應充分考慮團隊的整體運營狀況，並與員工進行充分溝通，尋求最佳的解決方案。 例如，可以考慮採用彈性排班或輪班互助等方式，以應對突發的請假需求。 同時，企業還應關注輪班人員的健康狀況，提供必要的健康檢查和諮詢服務，以預防過勞等問題的發生。
混合工時制下的請假管理技巧
以下是一些在混合工時制度下管理外勤和輪班人員請假的實用技巧：
- 制定清晰且具體的請假政策：針對不同工時類型，明確請假條件、流程、證明文件要求以及薪資計算方式。
- 導入數位化請假管理系統：使用App或線上平台，方便員工隨時隨地提交申請、查詢進度，並自動計算請假時數。 許多企業使用了App 行動管理人事，幫助企業如實反映員工勞務時間。 而104 eHRMS 也有提供App 出勤模組的導入，因應各類人事、打卡、簽核需求，符合勞動法令、即刻連動企業人事系統，人不在辦公室也能處理人事行政。
- 建立有效的溝通機制：確保員工清楚瞭解請假政策，並鼓勵員工與管理者及時溝通請假需求和工作安排。
- 靈活調整排班計畫：在不影響團隊運營的前提下，盡可能滿足員工的合理請假需求，例如採用彈性排班或輪班互助等方式。
- 關注員工的身心健康：提供必要的健康檢查和諮詢服務，預防過勞等問題的發生。
- 定期審查和優化請假政策：根據實際情況和法規變化，及時調整和完善請假管理制度。
- 數據分析與預測：利用請假數據分析請假模式，提前預測請假高峯期，並做好相應的人員調配。
透過上述技巧，企業可以更好地管理混合工時制下的外勤與輪班人員的請假，在確保合規的同時，提升團隊效率和員工滿意度。
外勤與輪班人員的請假管理技巧結論
總而言之，在外勤與輪班人員的請假管理上，沒有一勞永逸的解決方案。不同工時類型，如彈性工時、壓縮工時、部分工時及混合工時，都對請假管理提出了獨特的挑戰。企業若能深入理解這些差異，並針對不同情境設計靈活且合規的請假政策，就能在保障員工權益的同時，維持企業的運營效率。
本文探討了針對外勤與輪班人員的請假管理技巧，涵蓋了遠程請假申請、排班系統整合、彈性工時下的年假計算，以及跨部門支援調度等多個層面。 重要的是，企業應建立暢通的溝通管道，鼓勵員工及早提出請假需求，並展現對員工的關懷，才能建立互信互助的勞資關係。
最終，企業應將外勤與輪班人員的請假管理技巧，視為一項持續改進的過程。透過定期審查、數據分析和員工反饋，不斷優化請假管理制度，才能在快速變遷的商業環境中，保持競爭力並實現企業與員工的雙贏。 掌握這些外勤與輪班人員的請假管理技巧，是現代企業提升人力資源管理水平的關鍵。
外勤與輪班人員的請假管理技巧 常見問題快速FAQ
Q1：彈性工時制度下，外勤人員如何申請請假？
A1：在彈性工時制度下，外勤人員通常可以透過手機App或線上系統提交遠程請假申請。申請時，可能需要提供相關證明文件，如就醫證明或事故證明。企業可能會使用GPS定位或Wi-Fi打卡等技術驗證工作地點和工時記錄，以確保準確性。為了確保業務不受影響，請假前應完成工作交接，並透過線上協作平台與團隊成員共享工作進度。
Q2：壓縮工時制度下，企業在計算輪班人員的年假時應注意什麼？
A2：在壓縮工時制度下，輪班人員的年假計算應在請假政策中明確說明，避免爭議。可考慮採用比例制計算年假，確保公平性。企業應將排班系統與請假系統整合，方便輪班人員查詢班表、提出請假申請，並確保系統能自動計算剩餘休假天數，並提醒員工注意休假期限。
Q3：混合工時制下，如何確保外勤與輪班人員的請假管理符合勞動法規？
A3：在混合工時制度下，企業應制定清晰且具體的請假政策，針對不同工時類型明確請假條件、流程、證明文件要求以及薪資計算方式。導入數位化請假管理系統，方便員工隨時隨地提交申請、查詢進度，並自動計算請假時數。定期審查和優化請假政策，根據實際情況和法規變化及時調整和完善請假管理制度，並參考勞動部的相關規定，以確保合規性。
