
一、處理不適任員工的技巧 Stage 1|當不適任員工的狀況仍有轉機!
無意間發現某位員工工作時總是意興闌珊,導致績效表現未達標;經常性請假曠職,整體出勤情況不佳,已經維持了好一段時間,卻又拿不定主意該怎麼辦,因此遲遲未採取行動?當心越拖越不樂觀!
處理不適任員工有如修剪枯萎的枝葉,斬草除根才能避免其妨礙鄰近的部位與花草生長;也像斷開一段不健康的關係,盡早理性分別、祝福彼此找到更適合的對象,即時止損。如果觀察過後評斷問題員工仍有機會挽回,請跟著爵鼎顧問這樣做。

(一)不適任員工處理的「硬性處理之解釋」
所謂開除、資遣一開始的緣由是依照法規在走,因此「客觀、具體」的評估根據仍然是最重要的關鍵,首先可依照硬性規定層面衡量。
不適任原因是員工態度問題抑或是能力不及?追究責任之前初步了解根源、留存詳細紀錄,並循線索找到能夠協助下屬的可行方法,這時請以警告、記過、輔導、調職、降職、扣薪、制定績效改善計畫(Performance Improvement Plan, PIP)等積極管道為主,證實並非抱著趕走員工的前提辦理,同時確保符合「解僱最後手段性原則」。
待頭緒理清完畢,雇主們便應及早和當事員工面談,等時間一到後續考核如果不幸未過,才能考慮以《勞基法》第 11 條(資遣)、第 12 條(開除)論處,減少引發勞資糾紛的可能性,就算進入調解流程也至少有理有據。
溝通時請留意說明公司希望不適任員工改進的事項、訂定複查期限、無法達標時員工應承擔的後果等,總而言之就是越詳細越好!將雙方共識轉化為書面文字,以利每次迅速對焦、預防誤會產生。
(二)不適任員工處理的「軟性處理之解釋」
提及上述的硬性規則各位雇主們想必很好理解,然而「懷柔措施」的並行十分容易被忽略。直接著眼要求與規定原則上沒問題,但情理方面比較不建議,試想員工已被告知工作表現不佳,主管卻從未關懷過潛在的理由為何,一味透過冷冰冰的規章強壓,反倒會刺激叛逆心理,更別說是改善了。
回歸人與人之間的關係建立,有時除了制式的約談會議,條件若允許私底下同樣可以藉由一杯咖啡的時間關切、暫且擺脫階級身分。小範圍來看有助於維持和員工間的和諧,長遠而言還能遏止消極的氛圍在同仁之中蔓延。因此從調查到持續跟進員工改善計畫的過程中,還請務必適時傳達發自內心的關懷、釐清工作狀況不佳發生的源頭,才不會顯得不近人情。說不定不是在會議上,而是在這些非正式的聊天時光突破同仁心房,找到各退一步、雙方都有利的解決方案喔!
不想讓生氣的情緒搶佔先機,但不知道該怎麼做才好?
二、處理不適任員工的技巧 Stage 2|需資遣、開除不適任員工
相處不來、協商無效、結果不彰不能勉強,少數情境採取解僱手段反而是好事,不過流程中一樣不能馬虎。來到資遣、開除階段,決定員工去留的事前事後應該注意哪些要點呢?

(一)溝通中:面談時應留意的 6 大重點!
【保持冷靜態度】
各位主管應在心裡不斷提醒會議目的是「客觀傳遞同仁表現和企業期許之間的差距」,並帶著「進一步幫助該員工,調整在其他職場的工作態度及品質」之正面觀點主持。每次開口前先深呼吸、多思考 5 秒鐘想想與修飾語句。假如自認本身的情緒控管較難應付此類場合,不妨詢問人資、資深的上級主管等非直接相關的第三方是否可以一同參與談話,通常他們會更熟悉這類面談。
【客觀陳述事實】
呈上「客觀傳遞同仁表現和企業期許之間的差距」的會議宗旨,請聚焦在已發生且明確清晰、合乎法條、經過商議、留有資料的「未達標」、「未守規」事件描述,理想是能夠以數字佐證,比方說:
- 「績效連續半年落後平均 40%」比起「績效一直不見起色」具體許多
- 「上個月 5 天遲到 3 天,每天 3 小時起跳」相較「總是晚到公司」有說服力
尤其避免脫口而出「我知道你現在很難受」、「現在離開對你未來有所幫助」等感性字詞,放在心底就好,由於現正面臨困難處境的當事人並非做決策的管理者們,急著表達同理心倘若處理不好容易適得其反,讓與會員工的情緒更失控。
【盡量直戳要點】
表明以上事實要快、狠、準,這個方針不是用詞要很難聽或者威脅,而是太過委婉、彎彎繞繞,可能導致員工沒有認知到問題的嚴重性。直接使用「經過先前的考核計畫和中間檢查,我們評估你或許不是這麼適合這個團隊」做開頭,後面接上衡量標準的數據,重點在於明確指出理由,如實陳述觀察到的結論。
【理解對方情緒】
即使不將主觀感受化為言語,不代表不需要換位思考。儘管先前進行多次面談,相信面臨被解僱的事實依舊沒有多少人有辦法冷靜應對,員工們表現出不悅、生氣、難過等負面情緒為人之常情。站在雇主的立場也不能做出不理性的回覆、被情緒牽著鼻子走,一旦變成批鬥大會、人身攻擊只會使得場面越變越糟。充分理解對方情緒、以同理心包容,自然而然做到用字遣詞客觀,表達口氣輕柔。
【給予正面建議】
以「不一定是員工本身能力不足,而是企業與其在某方面不相容」的角度出發,依據評量項目,由雇主們真誠給予下屬往後工作方面同樣受用的助言,有利於和緩原先氣氛十分緊繃的會議。職涯路漫漫,單一成果無法就此定義今後同仁的成功與否,最好留下彼此不算好、不算壞的一面,和平分手絕對比不歡而散來得好!
【專業人士在場】
請人資、資深的上級主管在場(假設有法務人員與會更佳),不單是為了沉澱情緒,其實還有把關勞基法規、人事規章的目的。如同我們所說,討論到開除、資遣的條文執行需格外留心有無誤觸法網,交給專業人士轉達權利及義務相對有保障,有任何疑問皆能立即解惑,未來因此事產生爭執、馬上提出有力證據和論述亦能快速擺平!
職務人才的遴選是主管的責任無誤,但人才去留的處理不慎可是會傷及企業形象!與其亡羊補牢,不如率先展開防護罩。
(二)溝通後:員工不適任資遣後該遵守的 5 道規定!
倘若未涉及《勞基法》第 12 條之違規行為開除(毋須支付資遣費、不用資遣預告和通報,執行比較單純),一般雇主多數會引用《勞基法》第 11 條辦理員工資遣。除了遵循公司資遣流程,尚有 5 個規則千萬別遺漏!
【資遣預告之相關規定】
「資遣預告」就像是給被資遣員工的一段合理緩衝期,令勞工不管是在經濟、心理方面都能夠有所準備。《勞基法》第 16 條第 1 項內確切規定雇主們有提前告知員工勞動契約終止日的義務,預告期間的長短則視「勞工工作的年資」有所差異:
- 繼續工作 3 個月以上 1 年未滿者,於 10 日前預告。
- 1 年以上 3 年未滿者,於 20 日前預告。
- 3 年以上者,於 30 日前預告。
- *到職未滿 3 個月者法規並未強制規定,由雙方自行商議。
如果因故沒有遵守規定,在期限之前通知員工終止契約的消息,公司當然不能隨心所欲、殺個措手不及,而是要給付勞工該有的預告期間工資作為補償,不然會被處 2-30 萬元之罰鍰;另一方面,每 7 天能夠請最多 2 天出去找工作的謀職假規則、權益也請記得向勞工們說明白喔!
【資遣通報之相關規定】
雖說和資遣預告看起來有點相像,然而「資遣通報」是完全不同一回事!《就業服務法》第 33 條中寫明:「雇主資遣員工時,應於員工離職之 10 日前,將被資遣員工之姓名、性別、年齡、住址、電話、擔任工作、資遣事由及需否就業輔導等事項,列冊通報當地主管機關及公立就業服務機構。但其資遣係因天災、事變或其他不可抗力之情事所致者,應自被資遣員工離職之日起 3 日內為之。」
簡單解釋,此舉旨在政府單位需要掌握即將失業的人員名冊,以便即時提供就業輔導的諮詢和協助,勞工盡快找到新工作,才不至於陷入失去經濟來源的危機。若是未能在時限內通報、又不符合補報規定,企業將吃上 3-15 萬元的罰款。
【注意資遣費發放事宜】
員工被資遣可能收不到「資遣預告期工資」,不過「資遣費」是一定要有的,支撐勞工們無業期間的部分開銷當作彌補。資遣費也是以「年資」為依歸,民國 94 年 7 月 1 日後的勞工均採行新制計算法,分為滿 1 年和未滿 1 年的區別:
- 未滿 3 個月/未滿 1 年:依比例計算,將到職日至離職日換算成「年」的比例。
- 每滿 1 年: 發給 0.5 個月的平均工資,最高以 6 個月為上限。
針對資遣費,勞動部不僅提供詳細解說,亦有「資遣費試算表」直接給個數字,雇主們可大約抓取應支付的金額參考,且資遣費應在終止勞動契約後的 30 天內發給,沒有依條文執行得罰 30-150 萬元喔!
【其他未結清工資的計算】
舉凡未休完的特別休假(《勞基法》第 38 條第 4 項),其餘獎金、紅利、抽成等額外加給,均需同步計算完畢支付,而且員工只要有 1 天出勤,企業就必須給付 1 天工資,未過試用期也比照辦理。就算是資遣員工,以上工資項目老闆們仍需以領現、匯款等先前約定好的方式發給,不得臨時變卦、改變發放的管道。
【謹記開立各項書面證明】
最後,被資遣之員工應取得的書面證明有 2 種,和求職的程序、補助的請領息息相關:
- 服務證明:寫有當事者於該公司內擔任的職務、工資、工作內容、工作年資等,下一份工作有需要出示的可能。
- 資遣證明/非自願離職證明:申請失業給付、職業訓練的重要文書。
老闆們別刻意找名目拒絕開立,否則員工們可依《勞基法》第 19 條行使自身權力喔!
開除、資遣不適任員工眉角不只這些!
三、從資遣變自願離職可能嗎?請掌握 3 項原則
最終商談結果若為員工不適任並且非自願離職,對於許多企業主來說也是一筆不小的管理成本,或許引導員工自願離職是另一條路,但應切記 3 個非常重要的前提:

- 真心為員工著想並且了解其想法:以雇主視角、法規角度試圖說服員工自願離職基本上很難成功、目的性太過明顯,特別是在員工們已經無法友善看待企業一舉一動的時機。這時不妨先褪下公司主管身分,用同為「員工」的觀點協商、經由訪談和聆聽的方式深入,提高發覺突破口的機率。
- 客觀說明資遣與自願離職的利弊:調查完畢,可就上述挖掘到的突破口進一步分析。像是被資遣雖然能收獲資遣費、失業補助,日後應徵下一份職位進行 Reference Check 詢問到此狀況,難保不會影響該企業的錄取意願,會不會自請離職反而是更好的選擇呢?完整分析後再交給當事者自行決定。
- 代替員工辦理一些行政上的手續:能夠達成協議自願離職再好不過,為避開員工得自己面對「準」前同仁們的尷尬處境,建議由行政、人資同事協助代辦大部分的離職手續(有些需要自行填寫、繳交的例外),留給被資遣員工最後的體面,將和平的局面延續到結局。
🌟爵鼎顧問要叮嚀:是否自請離職仍舊是員工們的自由意志,萬萬不能威嚇強迫,互相認可才能創造雙贏!
四、資深勞資顧問—『爵鼎顧問』幫你和員工好好分手!
不適任員工不僅影響個人工作完成度,更可能破壞整體職場氛圍,專業勞資顧問公司—【爵鼎顧問】在此為各位雇主道別不適任員工出一臂之力!讓我們與各位雇主們一起攜手找出勞資之間的關係平衡,環境和諧更能提升生產力與競爭力!爵鼎絕對有資格作為企業的背後推手:
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