如何處理新進員工請假頻繁的情形？ 觀察期管理 & 溝通策略全攻略！(避免刻板印象)

面對新進員工頻繁請假，企業往往感到困擾，這不僅影響團隊運作，更可能反映更深層次的問題。如何有效處理這種情況？關鍵在於積極主動的觀察期管理和開放誠懇的溝通策略。

首先，試用期（觀察期）是評估新進員工適應情況的重要階段。除了設定明確的工作目標，更要建立完善的考勤制度，並定期進行績效面談，瞭解他們遇到的困難與挑戰。有效的溝通管道，能幫助我們釐清請假背後的真正原因，是身體不適？是適應不良？還是家庭因素？

然而，在處理過程中，切記避免落入刻板印象的陷阱。例如，不要預設立場認為年輕員工就是比較不負責任，或女性員工就是容易因為家庭因素請假。每個人的情況都是獨特的，唯有客觀公正地瞭解每個員工的實際狀況，才能提供最合適的支持與協助。

從我的經驗來看，建立信任關係至關重要。鼓勵新進員工坦誠溝通，並讓他們感受到企業的關懷與支持。透過積極的觀察期管理和有效的溝通策略，企業不僅能解決員工頻繁請假的問題，更能建立健康且高效的團隊。

這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)

1. 深入診斷，釐清請假原因： 不要急著貼標籤！透過面談、問卷等方式，主動了解新進員工請假的真正原因。保持開放態度，建立信任關係，鼓勵他們坦誠溝通，才能對症下藥。
2. 強化觀察期管理，建立清晰考勤制度： 試用期是關鍵！建立明確的請假流程，觀察請假模式（時間、頻率），評估工作適應情況和身心健康狀況。定期績效面談，了解他們遇到的困難與挑戰。
3. 避免刻板印象，提供個性化支持： 不要預設立場！每個人的情況都不同。客觀公正地評估每個員工的狀況，提供彈性工作安排、健康檢查、心理諮詢等支持，幫助他們解決問題，提升工作滿意度。

新進員工請假頻繁？先診斷，再擬對策！

面對新進員工頻繁請假，許多管理者往往感到困擾。別急著貼標籤，或認為新進員工不夠投入。如同醫生看診，處理問題的第一步是診斷。釐清背後的原因，才能對症下藥，擬定有效的解決方案。直接開鍘，或是採取一視同仁的管理方式，可能適得其反，甚至造成勞資糾紛。

那麼，該如何診斷呢？可以從以下幾個面向著手：

1. 確認請假是否符合公司規定：

首先，檢視新進員工的請假程序是否符合公司規定。例如：是否事先請假？是否有提供相關證明文件？請假理由是否合理？ 建立清晰的請假流程能幫助你初步判斷員工是否濫用請假權利。參考勞動部的「勞工請假規則」，確保公司政策符合法規。

• 重點： 檢查請假程序、證明文件、請假理由是否合理合法。

2. 分析請假模式：

仔細觀察新進員工的請假模式，是否有規律性？例如：是否集中在週一或週五？是否在重要專案截止日前？ 透過分析請假模式，可以幫助你發現潛在的問題，例如：員工可能對工作感到倦怠，或是對特定任務感到壓力。

• 重點： 觀察請假的時間、頻率，找出可能的規律性。

3. 瞭解請假原因：

請假原因百百種，有時是身體不適，有時是家庭因素，有時則是心理壓力。嘗試透過面談或問卷調查等方式，瞭解新進員工請假的真正原因。切記，保持開放和尊重的態度，避免主觀臆測。 員工可能因為害怕被貼標籤，而不敢坦白真實原因。創造一個安全且信任的環境，才能鼓勵員工說出真心話。

• 重點： 耐心傾聽，瞭解員工請假的真正原因，建立信任關係。

4. 評估工作適應情況：

新進員工頻繁請假，有時是因為對工作內容或環境感到不適應。他們可能難以融入團隊、無法勝任工作，或是對公司的文化感到格格不入。及時發現並協助員工適應工作，能有效降低請假頻率。觀察員工的工作表現、與同事的互動、以及對工作的投入程度，可以幫助你評估他們的工作適應情況。

• 重點： 觀察員工的工作表現、人際關係、對工作的投入程度。

5. 評估身心健康狀況：

身心健康狀況也會影響員工的請假頻率。如果新進員工長期感到疲勞、壓力大、或是出現情緒問題，可能會導致頻繁請假。公司可以提供健康檢查、心理諮詢等資源，協助員工維持身心健康。同時，也要鼓勵員工建立健康的生活習慣，例如：規律運動、充足睡眠、以及適當的壓力釋放。

• 重點： 關注員工的身心健康，提供必要的支持和協助。

診斷並非一蹴可幾，需要耐心和細心。 透過以上幾個面向的分析，相信你能夠更全面地瞭解新進員工頻繁請假的原因，並為後續的對策擬定奠定良好的基礎。

【如何處理新進員工請假頻繁的情形？】：深入探究請假原因

新進員工頻繁請假，背後可能隱藏著多種原因。身為管理者或人資，不應立即否定或指責，而是要深入瞭解其請假背後的真實原因，才能對症下藥，有效解決問題。 釐清原因有助於管理者判斷問題的本質，並採取適當的行動，例如：提供支持、調整工作內容、或重新評估員工是否適合該職位。 若沒有深入探究原因，可能會誤判情勢，導致錯誤的決策，反而加劇員工的不滿或離職傾向。

釐清請假原因的重要性

• 瞭解問題本質： 頻繁請假可能反映出身體不適、心理壓力、適應不良、家庭因素等多重問題。 深入瞭解有助於區分是短期突發狀況還是長期潛在問題。
• 對症下藥： 針對不同原因，需要採取不同的應對措施。 例如，因工作壓力大而請假，應檢討工作分配和提供支持；因家庭因素請假，則可考慮彈性工作安排。
• 建立信任關係： 主動關心員工請假原因，展現同理心和支持，有助於建立良
  

  常見的請假原因分析

  新進員工請假的原因可能有很多種，以下列出一些常見的狀況，並提供初步的分析方向：

  • 身體不適：
    • 原因： 新環境適應不良、工作壓力大、生活作息不規律等都可能導致身體出現狀況。 亦有可能是原本就存在的慢性疾病，或是突發的急性疾病。
    • 分析方向： 詢問員工身體狀況，瞭解是否需要就醫或休養。 提供健康檢查或諮詢服務，關心員工的身心健康。
  • 適應不良：
    • 原因： 對於企業文化、工作內容、人際關係等感到不適應，導致情緒低落、壓力增大，進而影響出勤。
    • 分析方向： 瞭解員工對工作的期望與實際情況的落差，提供適應期輔導、 mentor制度，協助融入團隊。
  • 家庭因素：
    • 原因： 家中有突發狀況需要處理，例如：家人臨時生病、需要照顧小孩、處理家庭糾紛等。
    • 分析方向： 瞭解家庭狀況，提供彈性工時、居家辦公等選項，或協助尋找相關資源（例如：託嬰服務）。
  • 工作壓力：
    • 原因： 工作量過大、 deadlines 壓力、人際關係緊張等都可能造成員工壓力過大。
    • 分析方向： 檢視工作分配是否合理，提供壓力管理課程、心理諮詢等，並鼓勵員工適時放鬆。
  • 生涯規劃：
    • 原因： 新進員工可能還在探索職涯方向，或者同時面臨其他機會的誘惑，導致對目前工作投入度不足。
    • 分析方向： 瞭解員工的職涯目標，提供發展機會、內部轉調等選項，或協助重新評估職涯規劃。
  • 其他個人因素：
    • 原因： 例如：處理個人事務、進修學習、參與活動等。
    • 分析方向： 瞭解請假原因，視情況給予支持或建議。

  如何深入探究請假原因？

  瞭解員工請假原因，並非要刺探隱私，而是為了提供適當的支持和協助。

  • 真誠的面談：
    • 方法： 安排私下、輕鬆的面談，營造信任的氛圍，鼓勵員工坦誠溝通。
    • 注意事項： 避免質問或批評，以關懷和理解的態度傾聽。
  • 問卷調查：
    • 方法： 設計匿名問卷，瞭解員工對工作、環境、福利等方面的滿意度。
    • 注意事項： 確保問卷的保密性，鼓勵員工真實表達想法。
  • 觀察與記錄：
    • 方法： 觀察員工的工作狀態、情緒變化、人際互動等，並記錄異常狀況。
    • 注意事項： 避免主觀臆測，以客觀事實為基礎進行判斷。
  • 參考EAP員工協助方案：
    • 方法： 導入 員工協助方案（EAP），提供專業的心理諮詢、法律諮詢、財務諮詢等服務，協助員工解決個人或工作相關的問題。
    • 注意事項： 選擇合適的EAP服務提供商，確保服務的品質和保密性。

  提醒： 在探究請假原因時，務必遵守相關勞動法規， 避免觸犯隱私權或歧視等問題。 例如，不得強迫員工提供醫療證明，或因員工請生理假而給予負面評價。 [勞動基準法第43條]、 [勞基法第12條] 。

  【如何處理新進員工請假頻繁的情形？】觀察期考勤管理

  針對新進員工，特別是在觀察期（試用期）內，建立明確且有效的考勤管理制度至關重要。這不僅能幫助企業評估新進員工的工作態度和適應能力，也能及早發現並處理潛在的請假問題。觀察期考勤管理的核心在於「預防勝於治療」，透過事先的規範和溝通，降低新進員工頻繁請假的機率。

  觀察期考勤制度的建立與實施

  首先，企業應建立一套明確且書面的考勤管理制度。這份制度應涵蓋以下幾個重要方面：

  • 請假規定：清楚說明各種請假類型的申請流程、所需文件、以及批准權限。例如，事假應提前多久申請？病假是否需要醫生證明？
  • 遲到早退規定：明確定義遲到早退的標準，以及相應的懲罰措施。例如，遲到超過一定時間是否扣薪？累積遲到次數是否影響績效評估？
  • 曠職規定：清楚界定曠職的定義和後果，避免員工誤解。
  • 考勤記錄方式：採用統一的考勤記錄方式，例如打卡、線上系統等，確保考勤記錄的準確性和完整性。

  這份考勤管理制度應在新進員工入職時就明確告知，並要求員工簽署確認，以示知悉和同意。此外，企業應定期檢視和更新考勤管理制度，以確保其符合最新的勞動法規和企業實際情況。

  績效考覈與考勤的關聯

  將考勤表現納入績效考覈是觀察期管理的重要一環。企業應制定一套科學合理的績效評估標準，並將考勤作為其中一項重要的評估指標。透過績效考覈，可以瞭解新進員工的工作表現和出勤狀況，並及時給予回饋和指導。例如，可以設定以下評估標準：

  • 出勤率：評估員工的出勤天數和請假次數。
  • 工作態度：評估員工的工作積極性、責任心和團隊合作精神。
  • 工作效率：評估員工完成工作的速度和品質。
  • 學習能力：評估員工學習新知識和技能的能力。

  定期績效面談與回饋

  在觀察期內，企業應與新進員工進行定期績效面談。透過面談，管理者可以瞭解員工的工作情況、遇到的問題和困難，並給予及時的回饋和指導。績效面談不僅是評估員工表現的機會，更是建立良好溝通管道、提升員工歸屬感的有效途徑。在面談中，管理者應：

  • 肯定員工的優點和進步：給予正面的鼓勵，增強員工的自信心。
  • 指出員工需要改進的地方：以建設性的態度提出建議，幫助員工提升工作能力。
  • 聆聽員工的意見和建議：瞭解員工的需求和想法，並給予相應的支持和協助。
  • 共同制定績效改進計畫：與員工一起制定具體的目標和行動方案，幫助員工克服困難，提升績效。

  如果新進員工在觀察期內請假過於頻繁，管理者應及時與其溝通，瞭解請假原因，並根據實際情況給予相應的處理。如果請假原因合理且情有可原，例如因病就醫，企業應給予關懷和支持，並提供必要的協助。如果請假原因不合理或有隱瞞，例如無故曠職或頻繁請事假，企業應嚴肅處理，並根據考勤管理制度給予相應的懲罰，甚至可以考慮終止勞動合約。

  企業可以參考勞動部提供的「勞動基準法」相關規定，確保在處理員工請假問題時，符合法律規範。在考勤管理方面，企業可以運用科技工具，例如導入雲端人資系統，例如 Yourator 等平台，以提升考勤管理的效率和準確性。

  重要提醒：在觀察期管理中，企業應避免刻板印象和主觀偏見。不應因為員工的性別、年齡、或背景等因素，就對其請假行為做出不公正的判斷。應客觀公正地評估每個員工的情況，並提供個性化的支持和協助。例如，有些新進員工可能因為不適應工作環境而感到壓力，導致身體不適或情緒低落，進而頻繁請假。企業可以透過提供員工協助計畫（EAP）、心理諮詢等服務，幫助員工解決問題，並提升工作滿意度。

  新進員工觀察期考勤管理要點

  主題	說明	重點
  觀察期考勤制度建立	建立明確且書面的考勤管理制度，並在新進員工入職時告知。	請假規定：申請流程、所需文件、批准權限。 遲到早退規定：標準、懲罰措施。 曠職規定：定義和後果。 考勤記錄方式：統一方式，確保準確性。
  績效考覈與考勤關聯	將考勤表現納入績效考覈，制定科學合理的評估標準。	出勤率：評估出勤天數和請假次數。 工作態度：評估積極性、責任心和團隊合作精神。 工作效率：評估速度和品質。 學習能力：評估學習新知識和技能的能力。
  定期績效面談與回饋	與新進員工進行定期績效面談，給予及時回饋和指導。	肯定員工優點和進步。 指出需要改進的地方，提出建設性建議。 聆聽員工意見和建議，給予支持和協助。 共同制定績效改進計畫。
  頻繁請假處理	針對請假過於頻繁的新進員工，及時溝通瞭解原因，並根據實際情況給予相應處理。	合理原因：給予關懷和支持。 不合理原因：嚴肅處理，甚至終止勞動合約。
  重要提醒	避免刻板印象和主觀偏見，客觀公正地評估每個員工的情況，並提供個性化的支持和協助。	提供員工協助計畫（EAP）、心理諮詢等服務，幫助員工解決問題，並提升工作滿意度。

  【如何處理新進員工請假頻繁的情形？】 建立有效的溝通橋樑

  建立有效的溝通橋樑是解決新進員工頻繁請假問題的關鍵步驟之一。有效的溝通不僅能幫助你瞭解員工請假的真實原因，還能建立信任感，讓員工更願意配合公司的規定。

  建立開放的溝通管道

  • 定期的一對一面談：安排與新進員工定期的一對一面談，讓他們有機會分享工作上的困難、生活上的挑戰，以及任何可能影響其出勤的因素。面談時，務必保持開放、友善的態度，讓員工感到被尊重和理解。
  • 鼓勵非正式的交流：除了正式的面談，鼓勵團隊成員之間進行非正式的交流，例如：午餐時間的閒聊、下午茶時間的分享等。這些非正式的交流有助於建立更緊密的團隊關係，讓新進員工更容易融入團隊，並在遇到問題時主動尋求幫助。
  • 利用線上溝通工具：善用公司內部的線上溝通工具，例如：Slack、Microsoft Teams等，建立一個方便員工隨時提出問題、分享想法的平台。同時，管理者也可以利用這些工具，及時發布重要資訊、提供支持和鼓勵。

  提升溝通技巧

  • 積極傾聽：在與員工溝通時，務必專注傾聽，不要打斷或急於表達自己的觀點。透過眼神交流、點頭等方式，表達你對員工所說內容的關注和理解。
  • 同理心：嘗試從員工的角度思考問題，理解他們的感受和需求。表達同理心可以幫助你建立更深厚的信任關係，讓員工更願意向你敞開心扉。
  • 明確表達：在溝通時，務必清晰、明確地表達你的期望和要求。避免使用含糊不清的語言，以免造成誤解。
  • 建設性回饋：當員工表現出色時，及時給予肯定和鼓勵；當員工表現不佳時，提供具體的、建設性的回饋。回饋時，重點放在行為本身，而不是對員工進行人身攻擊。

  建立信任感

  • 言行一致：管理者應以身作則，言行一致，遵守公司的規章制度。這樣才能贏得員工的尊重和信任。
  • 信守承諾：當你向員工做出承諾時，務必盡力實現。如果你無法實現承諾，應及時向員工解釋原因，並表達歉意。
  • 尊重隱私：尊重員工的隱私，不要隨意打探或洩露員工的個人資訊。
  • 公平公正：在處理員工事務時，務必保持公平公正的態度，避免偏袒或歧視。

  處理敏感議題

  • 私下溝通：當需要與員工討論請假原因等敏感議題時，務必選擇私下場合進行，以保護員工的隱私。
  • 保持客觀：在溝通時，保持客觀、中立的態度，避免帶有主觀偏見或情緒。
  • 尋求專業協助：如果遇到難以處理的請假情況，可以考慮尋求人力資源部門或外部專業機構的協助。例如，員工可能需要員工協助方案（EAP）的支持，以解決個人或家庭問題。

  總之，建立有效的溝通橋樑需要管理者投入時間和精力，但這是解決新進員工頻繁請假問題的關鍵。透過開放的溝通管道、提升溝通技巧，以及建立信任感，你可以更好地瞭解員工的需求，並提供他們所需的支持和協助，從而減少請假次數，提升團隊的整體效能。同時，請務必牢記，避免刻板印象，以開放的心態瞭解每位員工的獨特情況。

  如何處理新進員工請假頻繁的情形結論

  面對「如何處理新進員工請假頻繁的情形」這個課題，我們從診斷原因、深入探究、觀察期考勤管理，到建立有效的溝通橋樑，逐一剖析了應對策略。 重要的是，沒有一勞永逸的解決方案，每個案例都需因人而異、對症下藥。

  總而言之，處理新進員工頻繁請假，不僅僅是單純的考勤管理，更是企業展現人文關懷與建立信任關係的機會。透過積極主動的溝通、明確的制度規範，以及適時的支持與協助，企業可以幫助新進員工更好地融入團隊，進而降低請假頻率，提升整體團隊的效率與士氣。記住，預防勝於治療，建立一個健康的職場文化纔是長遠之計。

  最後，提醒各位管理者和HR夥伴，避免落入刻板印象的陷阱。 每個員工都是獨立的個體，其請假原因可能千差萬別。保持開放的心態，客觀公正地評估每個員工的情況，提供個性化的支持與協助，才能真正解決問題，建立一個高效且健康的團隊。

  如何處理新進員工請假頻繁的情形 常見問題快速FAQ

  1. 觀察期（試用期）新進員工請假頻繁，可以立即解僱嗎？

  不可以草率解僱。雖然觀察期是用來評估新進員工適應情況的重要階段，但直接解僱可能引發勞資糾紛。首先，要確認員工的請假是否符合公司規定，並深入瞭解請假原因。如果請假原因不合理或有隱瞞，企業應嚴肅處理，並根據考勤管理制度給予相應的懲罰。 終止勞動合約需要審慎評估，並符合勞動法規，例如勞基法第12條 提到的合法解僱條件。 建議尋求專業人資或法律顧問的協助，以確保符合法律規範。

  2. 要如何判斷新進員工的請假理由是否合理？

  判斷請假理由是否合理，需要綜合考量多個因素。首先，檢查請假程序是否完整，例如是否事先請假、是否提供相關證明文件（如醫生證明）。其次，分析請假模式，看是否存在規律性或集中在特定時間點。最重要的是，透過面談或問卷調查，瞭解員工請假的真正原因。 保持開放和尊重的態度，鼓勵員工坦白，並避免主觀臆測。如果員工是因為工作壓力、適應不良等因素請假，企業應主動提供支持和協助。

  3. 發現新進員工因工作壓力大或適應不良而頻繁請假，企業可以提供哪些協助？

  如果確認新進員工頻繁請假的原因是工作壓力大或適應不良，企業可以採取以下措施：

  • 檢視工作分配： 評估工作量是否過大、deadline 是否過於緊迫，並適當調整。
  • 提供適應期輔導： 安排資深員工擔任 mentor，協助新進員工融入團隊，熟悉工作內容和流程。
  • 提供壓力管理課程或心理諮詢： 幫助員工學習壓力管理技巧，或透過心理諮詢釋放壓力。 可以考慮導入 員工協助方案（EAP），提供專業的心理諮詢服務。
  • 建立開放的溝通管道： 鼓勵員工坦誠溝通，及時反映問題和困難，並提供相應的支持和協助。