員工臨時請假卻未及時告知主管，的確是許多企業常遇到的管理難題，更是HR同仁需要迅速應對的狀況。如何追蹤這類突發事件，並非只是單純的「找人」，而是關乎員工安全、團隊運作，以及企業風險管理的重要環節。為瞭解決遇員工突發請假但未告知主管該如何追蹤的問題，建議企業應事先建立完善的請假通報流程與緊急應變制度。
這樣的制度，不僅能確保主管在第一時間掌握狀況，更能讓HR在必要時，依循既定流程，安全且合規地介入。例如，建立多層次的聯絡機制，要求員工提供緊急聯絡人資訊，並鼓勵部門間建立互相支援的文化，讓突發狀況發生時，能有備案。從我的經驗來看，一套清晰、透明的應變流程，能有效降低類似事件帶來的衝擊，提升團隊的應變能力。
這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)
- 立即啟動緊急聯絡機制：第一時間查閱公司內部通訊錄，嘗試聯繫員工本人。若聯繫未果，立即依據員工入職時提供的緊急聯絡人資訊，聯繫其親屬，確認員工安危並了解狀況，切記說明聯繫目的是關心，而非興師問罪。
- 檢視與優化請假流程：事後，無論員工請假理由是否充分，務必重新檢視公司現有的請假流程，尤其針對緊急狀況的通報機制是否明確。考慮導入線上請假系統或Google表單等工具，並定期宣導，確保員工清楚了解突發狀況下的通報方式與重要性。
- 建立互助支援的團隊文化：平時鼓勵部門間建立互助文化，讓同事之間能互相支援。若員工臨時請假，主管可詢問同部門同事是否知情，或是否能協助分擔工作，降低對團隊運作的影響。同時，主管也應主動關心員工身心狀況，建立良好的溝通管道，鼓勵員工主動告知。
預防勝於治療：建立完善的請假通報流程
身為一位經驗豐富的人力資源專家，我深知預防勝於治療的重要性。在處理員工突發請假但未告知主管的情況時，建立一套完善的請假通報流程，能有效降低類似事件發生的機率，並在事件發生時，提供明確的處理依據。以下將針對中小型企業，提供建立完善請假通報流程的具體建議：
明確請假規則與程序
首先，企業應制定清晰、明確的請假管理辦法，並透過員工手冊、內部公告、教育訓練等多種管道，確保所有員工充分了解請假規則與程序。明確的請假規則應包含以下內容：
- 請假種類：詳細說明事假、病假、特休假、婚假、喪假、公假等不同假別的定義、適用情況與天數計算方式。參考勞動部相關法令，確保符合法規。
- 請假程序：明確規範請假申請的步驟、所需文件（如診斷證明、喜帖、訃聞等），以及覈准權限。例如，規定員工請假需提前多久提出申請、如何填寫請假單、由誰覈准等。
- 緊急聯絡方式：要求員工在入職時填寫緊急聯絡人資訊，並定期更新，以確保在緊急情況下能及時聯繫到員工或其家屬。您可以參考SurveyMonkey提供的員工緊急聯絡表單範本。
- 通報方式：詳細規定員工請假的通報方式，包括應告知的對象（如直屬主管、人資部門），以及可採用的通報管道（如電話、簡訊、電子郵件、線上請假系統等）。特別強調突發狀況下的緊急通報方式，例如，若員工因緊急事故無法提前請假，應如何盡快通知主管。
- 曠職處理：制定明確的曠職認定標準與處理流程，並事先告知員工。例如，明確定義「無故未到班且未依規定請假者，視為曠職」，並說明曠職將如何影響薪資、績效考覈等。
建立暢通的溝通管道
除了明確請假規則外，企業還應建立暢通的溝通管道，鼓勵員工主動溝通。具體做法包括：
- 定期宣導：定期向員工宣導請假相關規定，並解答員工的疑問，確保員工充分了解自身權益與義務。
- 主管關懷：主管應主動關心員工的工作與生活狀況，建立良
導入數位化請假管理系統
對於有一定規模的中小型企業，導入數位化請假管理系統，能有效簡化請假流程、提升管理效率，並降低人為錯誤的發生。數位化請假管理系統的優點包括：
- 線上申請：員工可隨時隨地透過電腦或手機APP提出請假申請，無需填寫紙本假單。
- 自動通知：系統會自動將請假申請通知相關主管，加快審核流程。
- 即時追蹤：主管可隨時掌握員工的請假狀況，並追蹤假單的審核進度。
- 數據分析：系統可自動產生請假報表，方便企業分析員工的請假趨勢，並作為改善管理制度的參考。
目前市面上有多款線上請假系統可供選擇，企業可根據自身需求與預算，選擇合適的產品。導入線上請假系統前，務必充分評估系統的功能、易用性、安全性與成本，並進行完整的教育訓練，確保員工能順利使用。像是Google表單就是一個簡易的免費線上請假系統工具，可以參考這裡學習如何使用Google表單打造輕鬆便利的請假系統
建立內部通訊錄
建立完善的公司內部通訊錄，方便主管在緊急情況下快速找到員工的聯絡方式。通訊錄應包含員工的姓名、職稱、部門、聯絡電話、電子郵件等資訊，並定期更新。可以參考這個網站學習如何在公司區域網路內建立共用連絡人給outlook 使用。
總之，預防勝於治療。透過建立明確的請假規則、暢通的溝通管道、導入數位化請假管理系統，以及建立完善的內部通訊錄，中小型企業能有效預防員工突發請假但未告知主管的情況發生，並在事件發生時，迅速採取應對措施，將影響降到最低。
緊急時刻：遇員工突發請假，如何安全追蹤？
當員工突發請假且未事先告知主管時，情況往往變得棘手。此時，首要任務是確保員工的安全，同時兼顧企業的合規性。在採取任何行動之前，請務必謹記以下原則：尊重員工隱私、遵循公司政策以及符合勞動法規。
第一步：嘗試直接聯絡員工
首先，嘗試透過以下方式直接聯絡員工：
- 公司內部通訊系統：查看員工是否在公司內部的通訊軟體（如Slack、Microsoft Teams等）上線，並嘗試發送訊息。
- 電話：撥打員工的公司電話和手機。如果員工設定了語音信箱，請留言說明您的來意，並留下您的聯絡方式。
- 簡訊：發送簡訊，詢問員工的狀況。
第二步：聯絡緊急聯絡人
如果無法直接聯絡到員工，請嘗試聯絡其緊急聯絡人。
第三步：查閱公司內部紀錄
查閱公司內部紀錄，可能有助於瞭解員工的狀況：
- 請假紀錄：查看員工過去的請假紀錄，瞭解是否有任何規律或特殊情況。
- 工作日誌：查看員工的工作日誌，瞭解其最近的工作內容和狀態。
- 門禁紀錄：查看員工的門禁紀錄，確認其是否進入公司。
第四步：考量是否進行家訪
在極端情況下，如果以上方法都無法聯絡到員工，且您有理由擔心員工的安危，可以考慮進行家訪。但請務必謹慎行事：
- 取得同意：盡可能事先取得員工或其家人的同意。
- 結伴同行：不要單獨進行家訪，最好有同事或保全人員陪同。
- 保持禮貌：家訪時保持禮貌和尊重，避免造成不必要的困擾。
- 尋求協助：如果情況緊急，可以考慮報警，請求警方協助。
第五步：記錄所有追蹤過程
詳細記錄您所進行的所有追蹤步驟，包括：
- 聯絡時間和方式：記錄您聯絡員工和緊急聯絡人的時間、方式和內容。
- 溝通內容：記錄您與員工和緊急聯絡人的溝通內容。
- 查閱紀錄：記錄您查閱公司內部紀錄的結果。
這些紀錄在後續處理中可能非常重要，例如，若不幸發生勞資糾紛，這些紀錄可以作為重要的證據。
重要提醒：在追蹤員工狀況的過程中，請務必遵守勞動法規，避免侵犯員工的隱私權。如有任何疑問，建議諮詢專業律師的意見，確保您的行為符合法律規範。您也可以參考勞動部相關法規，瞭解更多關於勞工權益的資訊。
事後處理：釐清原因，避免再次遇員工突發請假但未告知主管
員工未告知主管就突發請假的情況，在緊急應對之後，更重要的是進行事後處理。這不僅是為了釐清事件的真相，更是為了避免類似情況再次發生，從根本上優化團隊管理。
1. 坦誠溝通，瞭解真實情況
第一步是與員工進行坦誠的溝通。在員工返回工作崗位後，盡快安排一次談話，瞭解其突發請假的原因。在溝通時，務必保持冷靜和理解，避免先入為主的指責。給予員工充分的解釋機會，認真傾聽他們的說法。
2. 審慎評估，確認是否構成曠職
在瞭解員工的說法後，需要審慎評估其請假是否構成曠職。曠職的定義應在公司的員工手冊或相關規定中明確說明。一般來說，曠職是指員工在未經批准或未提供正當理由的情況下，缺勤一段時間。
3. 建立明確的曠職處理流程
為了避免曠職爭議，建議企業建立明確的曠職處理流程，並在員工手冊中詳細說明。曠職處理流程應包括以下步驟：
- 確認員工缺勤情況
- 聯絡員工，瞭解原因
- 審核員工提供的理由和證明
- 判斷是否構成曠職
- 根據公司規定進行處理
- 記錄處理結果
建立明確的曠職處理流程，可以確保所有員工都受到公平公正的待遇，並減少管理上的模糊空間。同時，也能提醒員工遵守公司規定，避免無故缺勤。
4. 優化請假管理流程，預防再次發生
事後處理的最終目的是優化請假管理流程，從根本上避免類似事件再次發生。
總之，員工突發請假未告知主管的事件，不僅需要緊急應對，更需要事後處理。透過坦誠溝通、審慎評估、建立明確的曠職處理流程和優化請假管理流程，企業可以更好地應對類似狀況，建立更高效、更人性化的團隊管理模式。
希望以上內容對你有所幫助！
員工突發請假未告知主管事後處理流程 步驟 內容 重點 1. 坦誠溝通，瞭解真實情況 與員工安排談話，瞭解突發請假原因。 保持冷靜和理解，避免先入為主的指責。給予員工充分的解釋機會，認真傾聽。 2. 審慎評估，確認是否構成曠職 評估員工請假是否構成曠職。 依據公司員工手冊或相關規定中明確說明的曠職定義。曠職通常指未經批准或未提供正當理由的缺勤。 3. 建立明確的曠職處理流程 建立詳細的曠職處理流程，並在員工手冊中說明。 流程應包括：確認缺勤、聯絡員工、審核理由、判斷是否曠職、根據規定處理、記錄結果。確保公平公正的待遇，減少管理模糊空間，提醒員工遵守規定。 4. 優化請假管理流程，預防再次發生 從根本上避免類似事件再次發生。 改善請假系統，例如：建立更便捷的請假管道、加強員工對請假規則的理解。 曠職危機解密：深入剖析遇員工突發請假但未告知主管該如何追蹤
當員工突發請假且未事先告知主管時，除了緊急應對和事後處理，更要深入瞭解這可能演變成曠職的情況，以及如何合規、合理地處理。曠職不僅影響團隊運作，更可能涉及勞動法規，因此，以下將詳細解析曠職的定義、處理流程及相關注意事項：
曠職的定義與認定
首先，必須清楚瞭解何謂「曠職」。根據勞動部勞動法令的解釋，曠職是指「勞工於應工作之日不工作，亦未請假者」。也就是說，員工在應該上班的日子沒有上班，也沒有完成請假手續，就構成曠職。例如，員工沒有按照公司規定事先請假，或者事後沒有補辦請假手續，即使有請假理由，也可能被認定為曠職。
- 重點一： 曠職的關鍵在於「未請假」，無論是事前未請或事後未補，都可能構成。
- 重點二： 遲到、早退不等於曠職，除非勞僱雙方另有約定。
- 重點三： 即使有正當理由，未完成請假手續仍可能被認定為曠職。
曠職的處理流程
當員工發生突發狀況未告知主管，且持續未到班時，企業應按照以下步驟謹慎處理，確保符合勞動法規：
- 確認員工狀況：
- 嘗試透過公司通訊錄、緊急聯絡人等方式聯繫員工，瞭解情況。
- 若聯繫未果，可委託同事或親友協助尋找，確認員工是否安全。
- 注意： 追蹤的目的是確認員工安全，而非立即追究責任。
- 發出存證信函：
- 若確認員工安全但仍未到班，應發出存證信函，要求員工在指定期限內提出請假理由和相關證明文件（例如就醫證明）。
- 存證信函務必敘明曠職可能導致的後果，以及公司保留的權利。
- 存證信函範本： 您可以在網路上搜尋「存證信函範本」並根據公司實際情況進行修改。
- 曠職認定與處理：
- 若員工在期限內未提供合理說明或證明，公司可根據勞動基準法第12條終止勞動契約。
- 根據勞基法規定，「無正當理由繼續曠工三日，或一個月內曠工達六日者」，僱主可不經預告終止契約。
- 注意： 解僱需在知悉曠職事實後30日內為之，並保留相關紀錄，以備不時之需。
曠職處理的注意事項
在處理曠職事件時，務必注意以下事項，以保障企業權益並避免勞資糾紛：
- 舉證責任： 僱主有舉證員工曠職的責任，因此需確實記錄員工出勤狀況、聯繫紀錄等。
- 解僱要件： 必須同時符合「無正當理由」和「連續曠工三日或一個月內曠工達六日」兩個要件，才能合法解僱員工。
- 例假、休息日： 曠職的連續性不受例假、休息日的影響，但例假、休息日不計入曠職日數。
- 損害賠償： 若員工曠職造成公司損失，僱主可依法請求損害賠償，但需舉證證明損失與曠職行為之間的因果關係。
- 預扣工資： 不得以預扣工資的方式作為違約金或賠償費用。
- 爭議處理： 若員工對曠職認定或解僱有異議，可透過勞資爭議調解等途徑解決。
曠職案例分析
案例： 某公司員工小明無故未到班，主管嘗試聯繫未果，隔日仍未上班。公司發出存證信函，要求小明在三日內提出請假理由和證明，但小明未回覆。公司調查後發現，小明並無任何請假紀錄，且鄰居表示小明並未發生緊急狀況。由於小明已連續曠職三日且無正當理由，公司依法終止勞動契約。
分析： 在此案例中，公司完整履行了曠職處理流程，包括確認員工狀況、發出存證信函、確認曠職事實等，並符合勞基法規定的解僱要件，因此解僱行為合法有效。
深入瞭解曠職的定義、處理流程和注意事項，能幫助企業在面對員工突發請假且未告知主管的情況時，做出更明智、更合規的判斷，降低潛在的勞資風險。同時，也提醒員工，務必遵守公司請假規定，維護自身權益。
遇員工突發請假但未告知主管該如何追蹤結論
處理遇員工突發請假但未告知主管該如何追蹤的情形，並非一蹴可幾，而是需要企業在日常管理中，建立一套完善的制度與流程。 從事前預防，制定清晰的請假規則與暢通的溝通管道，到緊急應對，安全且合規地追蹤員工狀況，再到事後處理，釐清事件原因並優化管理流程，每個環節都至關重要。
面對遇員工突發請假但未告知主管該如何追蹤這種突發狀況，企業不應僅僅將其視為個案，更應以此為契機，全面檢視自身的請假管理制度，並持續改進。透過建立明確的規範、暢通的溝通管道、以及人性化的關懷機制，企業可以有效降低類似事件發生的機率，提升團隊的應變能力，並建立更高效、更和諧的工作環境。
總而言之，處理遇員工突發請假但未告知主管該如何追蹤的問題，不僅僅是HR的責任，更是需要企業全體共同努力的目標。只有透過完善的制度、積極的溝通，以及對員工的關懷，才能真正解決問題，並建立一個健康、高效的團隊。
遇員工突發請假但未告知主管該如何追蹤 常見問題快速FAQ
Q1：員工突發請假但未告知主管，公司可以馬上認定為曠職並解僱嗎？
不建議馬上解僱。雖然員工未事先告知就突發請假，但在認定為曠職之前，務必先嘗試聯絡員工，瞭解情況。如果能聯繫到員工，給予其解釋原因的機會。如果員工提供了合理的理由（例如緊急就醫），則不應認定為曠職。即使員工未提供合理理由，也應先發出存證信函，給予其補正的機會。只有在員工既沒有提供合理理由，也沒有補正請假手續，且符合公司規定的曠職認定標準（例如連續曠工三日或一個月內曠工達六日），才能按照勞動法規進行後續處理，不宜立即解僱。
Q2：如果員工突發請假但聯絡不上，我可以聯絡他的緊急聯絡人詢問狀況嗎？會不會觸犯個資法？
可以聯絡緊急聯絡人，但需要謹慎處理。聯絡緊急聯絡人的目的是確認員工的安全和瞭解其突發狀況，而非探究其個人隱私。在詢問時，應表明您的身份和目的，並將問題限制在與員工安全相關的範圍內。例如，您可以詢問緊急聯絡人是否知道員工的近況、是否知道員工發生了什麼事等。避免詢問過於私人的問題，例如員工的病史、財務狀況等。此外，公司應在員工入職時，明確告知員工提供緊急聯絡人資訊的目的，並取得其同意，以符合個資法的規定。使用這些聯絡資訊時，需確保符合當初告知的目的。
Q3：公司導入線上請假系統後，就能完全避免員工突發請假未告知主管的情況發生嗎？
線上請假系統能有效降低類似事件發生的機率，但無法完全避免。線上請假系統能簡化請假流程，方便員工隨時隨地提出申請，並自動通知相關主管，但仍存在一些例外情況。例如，員工可能因突發事故（如車禍、昏迷）而無法使用線上請假系統。此外，如果員工對線上請假系統的操作不熟悉，或忘記帳號密碼，也可能無法及時請假。因此，除了導入線上請假系統外，公司還應建立完善的應急聯絡機制，並定期向員工宣導請假相關規定，確保員工充分了解自身權益與義務。
