許多企業主與人資夥伴都在思考：「企業應如何定期自我勞動法規稽覈？」這個問題。一套完善的內部稽覈機制，搭配專業顧問的輔導，能有效檢視企業在勞動法規上的合規狀況，預防潛在風險。
本指南將深入淺出地介紹如何建立並執行高效的內部勞動法規稽覈，涵蓋稽覈步驟、重點項目、實用工具，以及報告撰寫等環節。透過系統性的方法，協助企業定期檢視工資、工時、休假、勞保、職安等關鍵面向，及早發現並解決問題。此外，我們也將分享顧問輔導的實務經驗，協助企業提升稽覈團隊的專業能力，確保稽覈品質。
從我的經驗來看，許多企業在初期導入內部稽覈時，容易陷入細節而忽略整體架構。因此，建議企業在開始稽覈前，先確立稽覈目標與範圍，並根據企業規模與行業特性，量身打造稽覈計畫。同時，務必納入員工意見，建立透明的溝通管道，才能真正發揮稽覈的價值，提升企業的勞動法規合規水平。
這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)
- 確立明確的稽核目標與範圍： 在開始稽核前，務必根據企業規模、行業特性，以及欲解決的具體問題（如工資計算、加班管理）設定清晰的稽核目標，並明確稽核範圍（如涵蓋部門、員工類型）。明確的目標與範圍能聚焦資源，提升稽核效率。
- 組建專業稽核團隊或尋求外部顧問： 企業可選擇成立內部稽核小組，成員應具備勞動法規、人資、法務或稽核經驗。若內部資源有限，則建議委託外部專業顧問（如律師、顧問公司）提供客觀深入的稽核服務，確保稽核結果的公正性。
- 制定詳細稽核計畫並爭取管理層支持： 稽核計畫應包含明確的時間表、具體稽核項目（如工資單、出勤紀錄）、稽核方法（如文件審閱、員工訪談），並合理分配資源。同時，務必向管理層說明稽核的重要性與必要性，爭取支持，確保稽核結果能得到重視並及時改善。
內部稽覈啟動：企業應如何定期自我勞動法規稽覈？
身為企業主或人資主管，您是否曾經因為不熟悉勞動法規而感到困擾？又或者，您是否擔心企業在不知不覺中觸犯了相關法規，面臨潛在的法律風險？
定期進行自我勞動法規稽覈，就像是為您的企業進行一次全面的健康檢查，及早發現並解決潛在的合規問題。透過系統性地檢視企業在勞動法規方面的執行情況，您可以有效地降低法律風險、提升企業形象，並保障勞資雙方的權益。
那麼，企業應如何啟動內部稽覈呢？以下幾個步驟將為您提供明確的方向：
1. 確立稽覈目標與範圍
首先，企業需要明確本次稽覈的目標。例如，是為了確保工資計算的正確性？還是為了檢視加班管理是否符合法規？目標越明確，稽覈的方向就越清晰。
- 稽覈目標範例：確保所有員工的工資計算均符合勞動基準法的規定。
- 稽覈範圍範例：涵蓋公司所有部門，包括正職員工、約聘員工、以及部分工時人員。
同時，企業也需要界定稽覈的範圍，例如，涵蓋哪些部門？涉及哪些員工？稽覈期間是多久？明確的範圍有助於聚焦稽覈資源，提升稽覈效率。
2. 成立稽覈小組或委託專業顧問
企業可以根據自身的情況，選擇成立內部稽覈小組，或者委託外部專業顧問來執行稽覈工作。
- 內部稽覈小組：由熟悉勞動法規、具備稽覈經驗的人資、法務、或內部稽覈人員組成。
- 外部專業顧問：委託具有相關專業知識和經驗的律師或顧問公司，提供更客觀、更深入的稽覈服務。
無論選擇哪種方式，都應確保稽覈人員具備足夠的專業知識和獨立性，以確保稽覈結果的客觀、公正。
3. 制定稽覈計畫
稽覈計畫是內部稽覈的藍圖，應包含以下內容：
- 稽覈時間表：明確稽覈的開始、結束時間，以及各階段的具體任務。
- 稽覈項目：根據稽覈目標，列出需要檢查的具體項目，例如：工資單、出勤紀錄、勞動契約等。
- 稽覈方法：確定稽覈的方式，例如：文件審閱、員工訪談、現場觀察等。
- 資源分配：合理分配稽覈所需的人力、時間、以及其他資源。
一份完善的稽覈計畫，可以幫助企業有條不紊地推進內部稽覈工作，確保稽覈的全面性和有效性。
4. 取得管理層的支持
內部稽覈的成功，離不開管理層的支持。企業應向管理層充分說明內部稽覈的重要性和必要性，爭取他們的理解和支持。管理層的支持，不僅可以為稽覈工作提供必要的資源，還可以確保稽覈結果得到重視，並及時採取相應的改善措施。
啟動內部稽覈是企業合規的第一步，也是最關鍵的一步。透過明確稽覈目標、組建專業團隊、制定詳細計畫、以及取得管理層支持，您的企業可以有效地啟動內部稽覈，為實現合規經營奠定堅實的基礎。
稽覈範圍界定： 企業應如何定期自我勞動法規稽覈？
在啟動企業內部勞動法規稽覈之前，首要之務是明確界定稽覈範圍。範圍界定得越清晰，稽覈過程就能越有效率，產出的結果也越能精準反映企業的合規現況。以下列出幾項重點，協助您確立稽覈範圍：
一、確立稽覈目標
首先，要明確本次稽覈
二、界定稽覈期間
稽覈期間的界定，將影響稽覈所需投入的時間、人力和資源。常見的稽覈期間設定方式有：
- 回溯特定期間： 例如，稽覈過去一年的勞動法規合規狀況。
- 滾動式稽覈： 針對特定項目進行持續性的監控和稽覈，定期更新稽覈結果。
- 事件觸發式稽覈： 因應特定的事件（例如：法規修正、勞資爭議）而啟動的稽覈。
在設定稽覈期間時，應考量企業的風險承受能力、資源限制和稽覈目標。
三、明確稽覈範圍
稽覈範圍的界定，應涵蓋企業內部所有與勞動法規相關的部門、流程和活動。具體而言，可從以下幾個面向進行考量：
- 部門： 人力資源部、財務部、法務部、生產部門等，所有可能接觸到勞動法規相關事務的部門都應納入稽覈範圍。
- 流程： 招募、任用、薪資、工時、休假、考覈、解僱等，所有與勞動條件相關的流程都應受到檢視。
- 活動： 勞資會議、員工訓練、職業安全衛生檢查等，所有與勞動法規相關的活動都應納入稽覈範圍。
稽覈範圍越完整，越能有效掌握企業的整體合規狀況。
四、建立稽覈清單
根據稽覈目標和範圍，建立一份詳細的稽覈清單，列出所有需要檢查的項目和文件。稽覈清單應包含：
- 法規依據： 每個稽覈項目所依據的法規條文。
- 檢查重點： 稽覈人員應關注的細節和證據。
- 文件要求： 需要查閱的文件清單，例如：勞動契約、工資單、出勤紀錄等。
稽覈清單是稽覈過程中的重要工具，能確保稽覈方向明確、重點不遺漏。
五、考量企業特性
每個企業都有其獨特性，稽覈範圍的界定應充分考量企業的規模、行業特性和風險承受能力。例如：
- 中小企業： 稽覈重點可放在基本的工資、工時、休假等規定上，力求符合法規底線。
- 大型企業： 應建立更完善的合規體系，涵蓋各項勞動法規細節，並定期進行風險評估。
- 高風險行業： 例如：營造業、化學工業等，應特別關注職業安全衛生相關法規的合規性。
量身定製的稽覈範圍，才能真正滿足企業的需求。
透過以上步驟，企業可以更有效地界定勞動法規稽覈範圍，為後續的稽覈工作奠定良好的基礎。明確的稽覈範圍能確保稽覈資源的有效運用，並提高稽覈結果的參考價值，進而提升企業的勞動法規合規水平。
企業應如何定期自我勞動法規稽核？. Photos provided by unsplash
稽覈準備：企業應如何定期自我勞動法規稽覈？
稽覈準備是確保稽覈過程順利且高效的關鍵步驟。充分的準備能幫助企業更精準地找出潛在的勞動法規合規問題，並及時採取措施加以改善。稽覈準備階段主要包含以下幾個核心要素：
1. 組建稽覈團隊
首先，企業應成立一個具備專業知識和豐富經驗的稽覈團隊。這個團隊應包含人資、法務、財務等部門的代表，必要時可以聘請外部顧問提供專業支持。一個多元化的團隊能從不同角度審視問題，提升稽覈的全面性和客觀性。
RBA(責任商業聯盟)稽覈重點解析，A部分勞工，管理與人資單位則是最重要的角色! 管理與人資單位最清楚公司勞工相關的規範與細節，並且有權可直接進行調整，因此在進行RBA準備過程中，扮演非常重要的角色! RBA稽覈重點解析，Part A-勞工
2. 確立稽覈目標與範圍
明確稽覈的目標和範圍至關重要。企業應根據自身的行業特性、規模大小和風險狀況，設定具體的稽覈目標。例如，稽覈的重點可能包括工資計算的準確性、加班管理的規範性、休假制度的合理性、勞工保險的合規性以及職業安全衛生的保障等。稽覈範圍則應涵蓋企業的所有部門和分支機構。
3. 熟悉相關勞動法規
稽覈團隊必須深入瞭解國內各項勞動基準法、勞工保險條例、性別工作平等法等法規，並定期追蹤最新的法規修正與行政解釋。此外，還需關注地方政府的裁量標準與執法趨勢，確保稽覈工作的準確性和有效性。
4. 制定稽覈計畫
制定一份詳細的稽覈計畫是確保稽覈工作有條不紊進行的必要步驟。稽覈計畫應明確稽覈的時間表、稽覈的流程、稽覈的方法以及稽覈的資源需求。稽覈計畫還應包括稽覈的風險評估，以便及早發現和應對潛在的風險。
5. 準備稽覈工具
為了提升稽覈效率和稽覈品質，企業應準備一系列實用的稽覈工具，包括：
- 稽覈清單： 針對各項勞動法規合規問題，例如：工資計算、加班管理、休假制度、勞工保險、職業安全衛生等，列出詳細的稽覈重點和檢查項目。
- 稽覈問卷： 設計一份 comprehensive 的問卷，向員工收集有關勞動法規合規情況的資訊，以瞭解員工的真實想法和感受。
- 稽覈表格： 準備各種稽覈表格，用於記錄稽覈過程中發現的問題和提出的建議。
可以參考勞動部提供的事業單位勞動條件自主檢查表來進行稽覈。
6. 風險評估與情境模擬
企業應運用風險管理工具，評估勞動法規合規方面的風險，並制定相應的預防措施。此外，可以進行情境模擬，模擬勞動檢查的過程，以便及早發現和應對潛在的問題。事業單位應依安全衛生法規要求、工作環境或作業（包含製程、活動或服務）的規模與特性等因素，選擇適合的風險評估方法， 並明確規範執行及檢討修正的時機。 勞動部職業安全衛生署有提供風險評估技術指引可供參考。
7. 建立溝通管道
在稽覈準備階段，企業應建立暢通的溝通管道，鼓勵員工反映意見和疑慮。這不僅能幫助企業更全面地瞭解情況，也能提升員工對稽覈工作的參與度和支持度。企業應制定合理、有效地的勞工溝通、檢舉機制，避免被檢舉者及其他關係人之報復情事。 社會責任與道德規範政策
通過充分的稽覈準備，企業能更有效地識別和解決勞動法規合規問題，降低法律風險，提升企業的競爭力和永續發展能力。
| 要素 | 說明 | 重點 |
|---|---|---|
| 組建稽覈團隊 | 企業應成立具備專業知識和豐富經驗的稽覈團隊，包含人資、法務、財務等部門代表，必要時可聘請外部顧問。 | 多元化的團隊能從不同角度審視問題，提升稽覈的全面性和客觀性。 |
| 確立稽覈目標與範圍 | 明確稽覈的目標和範圍至關重要，應根據行業特性、規模大小和風險狀況設定具體目標，範圍應涵蓋所有部門和分支機構。 | 稽覈重點可能包括工資計算、加班管理、休假制度、勞工保險、職業安全衛生等。 |
| 熟悉相關勞動法規 | 稽覈團隊必須深入瞭解國內各項勞動基準法、勞工保險條例、性別工作平等法等法規，並定期追蹤最新的法規修正與行政解釋。 | 關注地方政府的裁量標準與執法趨勢，確保稽覈工作的準確性和有效性。 |
| 制定稽覈計畫 | 制定一份詳細的稽覈計畫，明確時間表、流程、方法和資源需求，並包含風險評估。 | 確保稽覈工作有條不紊地進行，及早發現和應對潛在的風險。 |
| 準備稽覈工具 | 準備一系列實用的稽覈工具，包括稽覈清單、稽覈問卷和稽覈表格。 | 稽覈清單針對各項勞動法規合規問題，稽覈問卷向員工收集資訊，稽覈表格用於記錄問題和建議。 |
| 風險評估與情境模擬 | 運用風險管理工具，評估勞動法規合規方面的風險，並制定相應的預防措施。進行情境模擬，模擬勞動檢查的過程。 | 及早發現和應對潛在的問題。 |
| 建立溝通管道 | 建立暢通的溝通管道，鼓勵員工反映意見和疑慮。 | 幫助企業更全面地瞭解情況，提升員工對稽覈工作的參與度和支持度。 |
稽覈執行：企業應如何定期自我勞動法規稽覈？
稽覈執行是勞動法規自我稽覈中最關鍵的階段，它直接關係到稽覈的有效性和最終成果。企業應當組建一個由人資、法務、工會代表（若有）、以及熟悉相關業務的部門主管所組成的稽覈團隊。在稽覈執行過程中，務必保持獨立、客觀、公正的原則，確保稽覈結果的真實性和可靠性。稽覈團隊需要依據預先制定的稽覈計畫和稽覈重點，採取多種方法收集證據，包括文件審查、現場觀察、員工訪談等。以下將詳細說明稽覈執行的具體步驟和注意事項：
文件審查
文件審查是稽覈的重要環節，通過查閱相關文件，可以初步瞭解企業在勞動法規方面的合規情況。需要審查的文件包括：
- 勞動契約： 檢查勞動契約是否符合勞動基準法的規定，例如是否明確約定工資、工時、休假、試用期等重要條款。
- 工資單： 核對工資單的內容是否完整、準確，是否包含基本工資、加班費、津貼、獎金等各項明細，以及是否符合最低工資的規定。
- 出勤記錄： 檢查出勤記錄是否真實、完整，是否記錄了員工每日的出勤時間，包括上下班時間、加班時間、請假情況等。
- 加班申請單： 審查加班申請單是否符合規定，例如是否經過員工本人同意、是否符合加班時數的限制、以及是否支付了足額的加班費。
- 休假記錄： 檢查休假記錄是否完整，是否記錄了員工的休假種類、休假時間、以及是否符合特別休假的規定。
- 勞工保險、全民健康保險投保資料： 核對企業是否依法為員工辦理勞工保險、全民健康保險，以及投保金額是否符合規定。
- 工作規則： 審查工作規則是否符合勞動基準法的規定，例如是否明確規定了工資、工時、休假、獎懲等事項，以及是否經過主管機關核備。
- 其他相關文件： 如勞資會議記錄、職工福利委員會相關資料、性別平等措施相關文件、職業安全衛生相關文件等。
現場觀察
現場觀察是瞭解企業實際運作情況的重要途徑。通過觀察工作場所的環境、設備、以及員工的工作狀態，可以發現一些文件審查無法揭示的問題。現場觀察的重點包括：
- 工作場所環境： 檢查工作場所是否安全、衛生，是否符合職業安全衛生法的規定，例如是否有足夠的照明、通風、以及消防設施。
- 安全設備： 檢查安全設備是否齊全、有效，例如是否有防護罩、護欄、以及緊急停止裝置。
- 員工工作狀態： 觀察員工的工作姿勢是否正確，是否有超時工作、疲勞工作的情況，以及是否使用了必要的個人防護裝備。
- 相關公告： 檢查企業是否依法張貼相關公告，例如勞動基準法、性別工作平等法等法規的、申訴管道等。
員工訪談
員工訪談是瞭解員工實際工作情況和意見的重要方式。通過與員工進行面對面的交流，可以獲取更真實、更全面的信息。員工訪談的重點包括：
- 工資發放情況： 詢問員工是否按時足額領取工資，加班費是否符合規定，以及是否有被扣薪、延遲發放工資的情況。
- 工時安排： 瞭解員工的工時安排是否合理，是否有超時工作、強制加班的情況，以及是否有足夠的休息時間。
- 休假制度： 詢問員工是否瞭解公司的休假制度，是否能夠順利請假，以及是否有被拒絕休假的情況。
- 勞動保險： 瞭解企業是否依法為員工辦理勞工保險、全民健康保險，以及員工是否瞭解自己的權益。
- 工作環境： 詢問員工對工作環境的滿意度，是否有安全、衛生方面的問題，以及是否有受到歧視、騷擾的情況。
- 其他相關問題： 如勞資關係、福利待遇、升遷機會等。
在進行員工訪談時，應注意保護員工的隱私，確保其能夠 без страха表達真實的意見。可以考慮採用匿名問卷的方式，增加員工的信任感。
稽覈工具
為了提高稽覈效率和品質，企業可以使用一些實用的稽覈工具，例如：
- 稽覈清單： 根據勞動法規的規定，制定一份詳細的稽覈清單，列出需要檢查的項目和標準。
- 稽覈問卷： 設計一份問卷，用於向員工收集信息，瞭解企業在勞動法規方面的合規情況。
- 稽覈表格： 製作一些表格，用於記錄稽覈過程中發現的問題和證據。
在稽覈執行過程中，應注意以下事項：
- 充分準備： 在開始稽覈之前，應充分了解相關的勞動法規，制定詳細的稽覈計畫，以及準備必要的稽覈工具。
- 有效溝通： 在稽覈過程中，應與相關部門和人員保持良
通過有效的稽覈執行，企業可以全面瞭解自身在勞動法規方面的合規情況，及時發現問題，並採取相應的措施加以解決，從而降低法律風險，保障員工權益，提升企業的競爭力和永續發展能力。同時，企業可以參考勞動部提供的相關資源，例如勞動法規檢索系統，以及安全衛生資訊網，以提升稽覈的專業性與效率。
企業應如何定期自我勞動法規稽覈？結論
總而言之，企業應如何定期自我勞動法規稽覈？並非一蹴可幾，而是一個持續不斷的過程。 從啟動稽覈、界定範圍、充分準備，到嚴謹執行，每一個環節都至關重要。 透過本文的詳細解說，相信您已對如何建立一套完善的內部稽覈機制，以及如何運用顧問輔導來提升稽覈品質有了更深入的瞭解。
持續的自我稽覈不僅能幫助企業降低法律風險，更能保障員工權益，建立良好的勞資關係。 最終，這將為企業創造更穩健的發展基礎，提升整體競爭力，並實現永續經營的目標。
企業應如何定期自我勞動法規稽覈？ 常見問題快速FAQ
Q1：內部勞動法規稽覈一定要成立內部稽覈小組嗎？可以委託外部顧問嗎？
企業可以根據自身情況選擇成立內部稽覈小組，或者委託外部專業顧問。內部稽覈小組由熟悉勞動法規的人資、法務或內部稽覈人員組成；外部專業顧問則由具有相關專業知識和經驗的律師或顧問公司提供服務。無論選擇哪種方式，都應確保稽覈人員具備足夠的專業知識和獨立性，以確保稽覈結果的客觀、公正。
Q2：稽覈的範圍應該包含哪些面向？
稽覈範圍的界定，應涵蓋企業內部所有與勞動法規相關的部門、流程和活動。具體而言，可從以下幾個面向進行考量：部門（如人力資源部、財務部等）、流程（如招募、薪資、工時等）、活動（如勞資會議、員工訓練等）。稽覈範圍越完整，越能有效掌握企業的整體合規狀況。同時，必須考量企業的規模、行業特性和風險承受能力。
Q3：稽覈執行階段，員工訪談應該注意什麼？
員工訪談是瞭解員工實際工作情況和意見的重要方式。在進行員工訪談時，應注意保護員工的隱私，確保其能夠 без страха表達真實的意見。可以考慮採用匿名問卷的方式，增加員工的信任感，詢問員工是否按時足額領取工資，加班費是否符合規定，是否有被扣薪、延遲發放工資的情況；是否有超時工作、強制加班的情況，以及是否有足夠的休息時間等等。
