面對新進員工頻繁請假，企業往往感到困擾，這不僅影響團隊運作，更可能反映更深層次的問題。如何有效處理這種情況？關鍵在於積極主動的觀察期管理和開放誠懇的溝通策略。
首先，試用期（觀察期）是評估新進員工適應情況的重要階段。除了設定明確的工作目標，更要建立完善的考勤制度，並定期進行績效面談，瞭解他們遇到的困難與挑戰。有效的溝通管道，能幫助我們釐清請假背後的真正原因，是身體不適？是適應不良？還是家庭因素？
然而，在處理過程中，切記避免落入刻板印象的陷阱。例如，不要預設立場認為年輕員工就是比較不負責任，或女性員工就是容易因為家庭因素請假。每個人的情況都是獨特的，唯有客觀公正地瞭解每個員工的實際狀況，才能提供最合適的支持與協助。
從我的經驗來看，建立信任關係至關重要。鼓勵新進員工坦誠溝通，並讓他們感受到企業的關懷與支持。透過積極的觀察期管理和有效的溝通策略，企業不僅能解決員工頻繁請假的問題，更能建立健康且高效的團隊。
這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)
- 深入診斷，釐清請假原因： 不要急著貼標籤！透過面談、問卷等方式，主動了解新進員工請假的真正原因。保持開放態度，建立信任關係，鼓勵他們坦誠溝通，才能對症下藥。
- 強化觀察期管理，建立清晰考勤制度： 試用期是關鍵！建立明確的請假流程，觀察請假模式（時間、頻率），評估工作適應情況和身心健康狀況。定期績效面談，了解他們遇到的困難與挑戰。
- 避免刻板印象，提供個性化支持： 不要預設立場！每個人的情況都不同。客觀公正地評估每個員工的狀況，提供彈性工作安排、健康檢查、心理諮詢等支持，幫助他們解決問題，提升工作滿意度。
新進員工請假頻繁？先診斷，再擬對策！
面對新進員工頻繁請假，許多管理者往往感到困擾。別急著貼標籤，或認為新進員工不夠投入。如同醫生看診，處理問題的第一步是診斷。釐清背後的原因，才能對症下藥，擬定有效的解決方案。直接開鍘，或是採取一視同仁的管理方式，可能適得其反，甚至造成勞資糾紛。
那麼，該如何診斷呢？可以從以下幾個面向著手：
1. 確認請假是否符合公司規定：
首先，檢視新進員工的請假程序是否符合公司規定。例如：是否事先請假？是否有提供相關證明文件？請假理由是否合理？ 建立清晰的請假流程能幫助你初步判斷員工是否濫用請假權利。參考勞動部的「勞工請假規則」，確保公司政策符合法規。
- 重點： 檢查請假程序、證明文件、請假理由是否合理合法。
2. 分析請假模式：
仔細觀察新進員工的請假模式，是否有規律性？例如：是否集中在週一或週五？是否在重要專案截止日前？ 透過分析請假模式，可以幫助你發現潛在的問題，例如：員工可能對工作感到倦怠，或是對特定任務感到壓力。
- 重點： 觀察請假的時間、頻率，找出可能的規律性。
3. 瞭解請假原因：
請假原因百百種，有時是身體不適，有時是家庭因素，有時則是心理壓力。嘗試透過面談或問卷調查等方式，瞭解新進員工請假的真正原因。切記，保持開放和尊重的態度，避免主觀臆測。 員工可能因為害怕被貼標籤，而不敢坦白真實原因。創造一個安全且信任的環境，才能鼓勵員工說出真心話。
- 重點： 耐心傾聽，瞭解員工請假的真正原因，建立信任關係。
4. 評估工作適應情況：
新進員工頻繁請假，有時是因為對工作內容或環境感到不適應。他們可能難以融入團隊、無法勝任工作，或是對公司的文化感到格格不入。及時發現並協助員工適應工作，能有效降低請假頻率。觀察員工的工作表現、與同事的互動、以及對工作的投入程度，可以幫助你評估他們的工作適應情況。
- 重點： 觀察員工的工作表現、人際關係、對工作的投入程度。
5. 評估身心健康狀況：
身心健康狀況也會影響員工的請假頻率。如果新進員工長期感到疲勞、壓力大、或是出現情緒問題，可能會導致頻繁請假。公司可以提供健康檢查、心理諮詢等資源，協助員工維持身心健康。同時，也要鼓勵員工建立健康的生活習慣，例如：規律運動、充足睡眠、以及適當的壓力釋放。
- 重點： 關注員工的身心健康，提供必要的支持和協助。
診斷並非一蹴可幾，需要耐心和細心。 透過以上幾個面向的分析，相信你能夠更全面地瞭解新進員工頻繁請假的原因，並為後續的對策擬定奠定良好的基礎。
【如何處理新進員工請假頻繁的情形？】：深入探究請假原因
新進員工頻繁請假，背後可能隱藏著多種原因。身為管理者或人資，不應立即否定或指責，而是要深入瞭解其請假背後的真實原因，才能對症下藥，有效解決問題。 釐清原因有助於管理者判斷問題的本質，並採取適當的行動，例如：提供支持、調整工作內容、或重新評估員工是否適合該職位。 若沒有深入探究原因，可能會誤判情勢，導致錯誤的決策，反而加劇員工的不滿或離職傾向。
釐清請假原因的重要性
- 瞭解問題本質： 頻繁請假可能反映出身體不適、心理壓力、適應不良、家庭因素等多重問題。 深入瞭解有助於區分是短期突發狀況還是長期潛在問題。
- 對症下藥： 針對不同原因，需要採取不同的應對措施。 例如，因工作壓力大而請假，應檢討工作分配和提供支持；因家庭因素請假，則可考慮彈性工作安排。
- 建立信任關係： 主動關心員工請假原因，展現同理心和支持，有助於建立良
常見的請假原因分析
新進員工請假的原因可能有很多種，以下列出一些常見的狀況，並提供初步的分析方向：
- 身體不適：
- 原因： 新環境適應不良、工作壓力大、生活作息不規律等都可能導致身體出現狀況。 亦有可能是原本就存在的慢性疾病，或是突發的急性疾病。
- 分析方向： 詢問員工身體狀況，瞭解是否需要就醫或休養。 提供健康檢查或諮詢服務，關心員工的身心健康。
- 適應不良：
- 原因： 對於企業文化、工作內容、人際關係等感到不適應，導致情緒低落、壓力增大，進而影響出勤。
- 分析方向： 瞭解員工對工作的期望與實際情況的落差，提供適應期輔導、 mentor制度，協助融入團隊。
- 家庭因素：
- 原因： 家中有突發狀況需要處理，例如：家人臨時生病、需要照顧小孩、處理家庭糾紛等。
- 分析方向： 瞭解家庭狀況，提供彈性工時、居家辦公等選項，或協助尋找相關資源（例如：託嬰服務）。
- 工作壓力：
- 原因： 工作量過大、 deadlines 壓力、人際關係緊張等都可能造成員工壓力過大。
- 分析方向： 檢視工作分配是否合理，提供壓力管理課程、心理諮詢等，並鼓勵員工適時放鬆。
- 生涯規劃：
- 原因： 新進員工可能還在探索職涯方向，或者同時面臨其他機會的誘惑，導致對目前工作投入度不足。
- 分析方向： 瞭解員工的職涯目標，提供發展機會、內部轉調等選項，或協助重新評估職涯規劃。
- 其他個人因素：
- 原因： 例如：處理個人事務、進修學習、參與活動等。
- 分析方向： 瞭解請假原因，視情況給予支持或建議。
如何深入探究請假原因？
瞭解員工請假原因，並非要刺探隱私，而是為了提供適當的支持和協助。
- 真誠的面談：
- 方法： 安排私下、輕鬆的面談，營造信任的氛圍，鼓勵員工坦誠溝通。
- 注意事項： 避免質問或批評，以關懷和理解的態度傾聽。
- 問卷調查：
- 方法： 設計匿名問卷，瞭解員工對工作、環境、福利等方面的滿意度。
- 注意事項： 確保問卷的保密性，鼓勵員工真實表達想法。
- 觀察與記錄：
- 方法： 觀察員工的工作狀態、情緒變化、人際互動等，並記錄異常狀況。
- 注意事項： 避免主觀臆測，以客觀事實為基礎進行判斷。
- 參考EAP員工協助方案：
- 方法： 導入 員工協助方案（EAP），提供專業的心理諮詢、法律諮詢、財務諮詢等服務，協助員工解決個人或工作相關的問題。
- 注意事項： 選擇合適的EAP服務提供商，確保服務的品質和保密性。
提醒： 在探究請假原因時，務必遵守相關勞動法規， 避免觸犯隱私權或歧視等問題。 例如，不得強迫員工提供醫療證明，或因員工請生理假而給予負面評價。 [勞動基準法第43條]、 [勞基法第12條] 。
【如何處理新進員工請假頻繁的情形？】觀察期考勤管理
針對新進員工，特別是在觀察期（試用期）內，建立明確且有效的考勤管理制度至關重要。這不僅能幫助企業評估新進員工的工作態度和適應能力，也能及早發現並處理潛在的請假問題。觀察期考勤管理的核心在於「預防勝於治療」，透過事先的規範和溝通，降低新進員工頻繁請假的機率。
觀察期考勤制度的建立與實施
首先，企業應建立一套明確且書面的考勤管理制度。這份制度應涵蓋以下幾個重要方面：
- 請假規定：清楚說明各種請假類型的申請流程、所需文件、以及批准權限。例如，事假應提前多久申請？病假是否需要醫生證明？
- 遲到早退規定：明確定義遲到早退的標準，以及相應的懲罰措施。例如，遲到超過一定時間是否扣薪？累積遲到次數是否影響績效評估？
- 曠職規定：清楚界定曠職的定義和後果，避免員工誤解。
- 考勤記錄方式：採用統一的考勤記錄方式，例如打卡、線上系統等，確保考勤記錄的準確性和完整性。
這份考勤管理制度應在新進員工入職時就明確告知，並要求員工簽署確認，以示知悉和同意。此外，企業應定期檢視和更新考勤管理制度，以確保其符合最新的勞動法規和企業實際情況。
績效考覈與考勤的關聯
將考勤表現納入績效考覈是觀察期管理的重要一環。企業應制定一套科學合理的績效評估標準，並將考勤作為其中一項重要的評估指標。透過績效考覈，可以瞭解新進員工的工作表現和出勤狀況，並及時給予回饋和指導。例如，可以設定以下評估標準：
- 出勤率：評估員工的出勤天數和請假次數。
- 工作態度：評估員工的工作積極性、責任心和團隊合作精神。
- 工作效率：評估員工完成工作的速度和品質。
- 學習能力：評估員工學習新知識和技能的能力。
定期績效面談與回饋
在觀察期內，企業應與新進員工進行定期績效面談。透過面談，管理者可以瞭解員工的工作情況、遇到的問題和困難，並給予及時的回饋和指導。績效面談不僅是評估員工表現的機會，更是建立良好溝通管道、提升員工歸屬感的有效途徑。在面談中，管理者應：
- 肯定員工的優點和進步：給予正面的鼓勵，增強員工的自信心。
- 指出員工需要改進的地方：以建設性的態度提出建議，幫助員工提升工作能力。
- 聆聽員工的意見和建議：瞭解員工的需求和想法，並給予相應的支持和協助。
- 共同制定績效改進計畫：與員工一起制定具體的目標和行動方案，幫助員工克服困難，提升績效。
如果新進員工在觀察期內請假過於頻繁，管理者應及時與其溝通，瞭解請假原因，並根據實際情況給予相應的處理。如果請假原因合理且情有可原，例如因病就醫，企業應給予關懷和支持，並提供必要的協助。如果請假原因不合理或有隱瞞，例如無故曠職或頻繁請事假，企業應嚴肅處理，並根據考勤管理制度給予相應的懲罰，甚至可以考慮終止勞動合約。
企業可以參考勞動部提供的「勞動基準法」相關規定，確保在處理員工請假問題時，符合法律規範。在考勤管理方面，企業可以運用科技工具，例如導入雲端人資系統，例如 Yourator 等平台，以提升考勤管理的效率和準確性。
重要提醒：在觀察期管理中，企業應避免刻板印象和主觀偏見。不應因為員工的性別、年齡、或背景等因素，就對其請假行為做出不公正的判斷。應客觀公正地評估每個員工的情況，並提供個性化的支持和協助。例如，有些新進員工可能因為不適應工作環境而感到壓力，導致身體不適或情緒低落，進而頻繁請假。企業可以透過提供員工協助計畫（EAP）、心理諮詢等服務，幫助員工解決問題，並提升工作滿意度。
新進員工觀察期考勤管理要點 主題 說明 重點 觀察期考勤制度建立 建立明確且書面的考勤管理制度，並在新進員工入職時告知。 - 請假規定：申請流程、所需文件、批准權限。
- 遲到早退規定：標準、懲罰措施。
- 曠職規定：定義和後果。
- 考勤記錄方式：統一方式，確保準確性。
績效考覈與考勤關聯 將考勤表現納入績效考覈，制定科學合理的評估標準。 - 出勤率：評估出勤天數和請假次數。
- 工作態度：評估積極性、責任心和團隊合作精神。
- 工作效率：評估速度和品質。
- 學習能力：評估學習新知識和技能的能力。
定期績效面談與回饋 與新進員工進行定期績效面談，給予及時回饋和指導。 - 肯定員工優點和進步。
- 指出需要改進的地方，提出建設性建議。
- 聆聽員工意見和建議，給予支持和協助。
- 共同制定績效改進計畫。
頻繁請假處理 針對請假過於頻繁的新進員工，及時溝通瞭解原因，並根據實際情況給予相應處理。 - 合理原因：給予關懷和支持。
- 不合理原因：嚴肅處理，甚至終止勞動合約。
重要提醒 避免刻板印象和主觀偏見，客觀公正地評估每個員工的情況，並提供個性化的支持和協助。 - 提供員工協助計畫（EAP）、心理諮詢等服務，幫助員工解決問題，並提升工作滿意度。
【如何處理新進員工請假頻繁的情形？】 建立有效的溝通橋樑
建立有效的溝通橋樑是解決新進員工頻繁請假問題的關鍵步驟之一。有效的溝通不僅能幫助你瞭解員工請假的真實原因，還能建立信任感，讓員工更願意配合公司的規定。
建立開放的溝通管道
- 定期的一對一面談：安排與新進員工定期的一對一面談，讓他們有機會分享工作上的困難、生活上的挑戰，以及任何可能影響其出勤的因素。面談時，務必保持開放、友善的態度，讓員工感到被尊重和理解。
- 鼓勵非正式的交流：除了正式的面談，鼓勵團隊成員之間進行非正式的交流，例如：午餐時間的閒聊、下午茶時間的分享等。這些非正式的交流有助於建立更緊密的團隊關係，讓新進員工更容易融入團隊，並在遇到問題時主動尋求幫助。
- 利用線上溝通工具：善用公司內部的線上溝通工具，例如：Slack、Microsoft Teams等，建立一個方便員工隨時提出問題、分享想法的平台。同時，管理者也可以利用這些工具，及時發布重要資訊、提供支持和鼓勵。
提升溝通技巧
- 積極傾聽：在與員工溝通時，務必專注傾聽，不要打斷或急於表達自己的觀點。透過眼神交流、點頭等方式，表達你對員工所說內容的關注和理解。
- 同理心：嘗試從員工的角度思考問題，理解他們的感受和需求。表達同理心可以幫助你建立更深厚的信任關係，讓員工更願意向你敞開心扉。
- 明確表達：在溝通時，務必清晰、明確地表達你的期望和要求。避免使用含糊不清的語言，以免造成誤解。
- 建設性回饋：當員工表現出色時，及時給予肯定和鼓勵；當員工表現不佳時，提供具體的、建設性的回饋。回饋時，重點放在行為本身，而不是對員工進行人身攻擊。
建立信任感
- 言行一致：管理者應以身作則，言行一致，遵守公司的規章制度。這樣才能贏得員工的尊重和信任。
- 信守承諾：當你向員工做出承諾時，務必盡力實現。如果你無法實現承諾，應及時向員工解釋原因，並表達歉意。
- 尊重隱私：尊重員工的隱私，不要隨意打探或洩露員工的個人資訊。
- 公平公正：在處理員工事務時，務必保持公平公正的態度，避免偏袒或歧視。
處理敏感議題
- 私下溝通：當需要與員工討論請假原因等敏感議題時，務必選擇私下場合進行，以保護員工的隱私。
- 保持客觀：在溝通時，保持客觀、中立的態度，避免帶有主觀偏見或情緒。
- 尋求專業協助：如果遇到難以處理的請假情況，可以考慮尋求人力資源部門或外部專業機構的協助。例如，員工可能需要員工協助方案（EAP）的支持，以解決個人或家庭問題。
總之，建立有效的溝通橋樑需要管理者投入時間和精力，但這是解決新進員工頻繁請假問題的關鍵。透過開放的溝通管道、提升溝通技巧，以及建立信任感，你可以更好地瞭解員工的需求，並提供他們所需的支持和協助，從而減少請假次數，提升團隊的整體效能。同時，請務必牢記，避免刻板印象，以開放的心態瞭解每位員工的獨特情況。
如何處理新進員工請假頻繁的情形結論
面對「如何處理新進員工請假頻繁的情形」這個課題，我們從診斷原因、深入探究、觀察期考勤管理，到建立有效的溝通橋樑，逐一剖析了應對策略。 重要的是，沒有一勞永逸的解決方案，每個案例都需因人而異、對症下藥。
總而言之，處理新進員工頻繁請假，不僅僅是單純的考勤管理，更是企業展現人文關懷與建立信任關係的機會。透過積極主動的溝通、明確的制度規範，以及適時的支持與協助，企業可以幫助新進員工更好地融入團隊，進而降低請假頻率，提升整體團隊的效率與士氣。記住，預防勝於治療，建立一個健康的職場文化纔是長遠之計。
最後，提醒各位管理者和HR夥伴，避免落入刻板印象的陷阱。 每個員工都是獨立的個體，其請假原因可能千差萬別。保持開放的心態，客觀公正地評估每個員工的情況，提供個性化的支持與協助，才能真正解決問題，建立一個高效且健康的團隊。
如何處理新進員工請假頻繁的情形 常見問題快速FAQ
1. 觀察期（試用期）新進員工請假頻繁，可以立即解僱嗎？
不可以草率解僱。雖然觀察期是用來評估新進員工適應情況的重要階段，但直接解僱可能引發勞資糾紛。首先，要確認員工的請假是否符合公司規定，並深入瞭解請假原因。如果請假原因不合理或有隱瞞，企業應嚴肅處理，並根據考勤管理制度給予相應的懲罰。 終止勞動合約需要審慎評估，並符合勞動法規，例如勞基法第12條 提到的合法解僱條件。 建議尋求專業人資或法律顧問的協助，以確保符合法律規範。
2. 要如何判斷新進員工的請假理由是否合理？
判斷請假理由是否合理，需要綜合考量多個因素。首先，檢查請假程序是否完整，例如是否事先請假、是否提供相關證明文件（如醫生證明）。其次，分析請假模式，看是否存在規律性或集中在特定時間點。最重要的是，透過面談或問卷調查，瞭解員工請假的真正原因。 保持開放和尊重的態度，鼓勵員工坦白，並避免主觀臆測。如果員工是因為工作壓力、適應不良等因素請假，企業應主動提供支持和協助。
3. 發現新進員工因工作壓力大或適應不良而頻繁請假，企業可以提供哪些協助？
如果確認新進員工頻繁請假的原因是工作壓力大或適應不良，企業可以採取以下措施：
- 檢視工作分配： 評估工作量是否過大、deadline 是否過於緊迫，並適當調整。
- 提供適應期輔導： 安排資深員工擔任 mentor，協助新進員工融入團隊，熟悉工作內容和流程。
- 提供壓力管理課程或心理諮詢： 幫助員工學習壓力管理技巧，或透過心理諮詢釋放壓力。 可以考慮導入 員工協助方案（EAP），提供專業的心理諮詢服務。
- 建立開放的溝通管道： 鼓勵員工坦誠溝通，及時反映問題和困難，並提供相應的支持和協助。
- 身體不適：
