當企業面臨員工績效不佳，卻礙於種種因素無法立即解僱的情況時，一套完善的處理流程至關重要。這不僅關係到企業的營運效率，更牽涉到勞資雙方的權益保障。
有效的處理流程應著重於建立客觀的績效評估體系與詳盡的輔導紀錄，為日後可能發生的終止契約提供堅實的法律基礎。首先，需要明確員工的KPI與評估標準，確保評估過程公正透明。接著，透過持續的面談與輔導，找出績效不佳的根本原因，並制定具體的改進計畫。每一次的面談內容、提供的輔導措施，以及員工的反應與進展，都必須詳實記錄。
從我過往的經驗來看，許多企業在處理這類問題時，往往忽略了記錄的重要性，導致後續爭議不斷。因此，我建議您務必建立完善的績效管理檔案，將每一次的溝通、輔導與改進計畫，都以書面形式記錄下來。這不僅能幫助您更客觀地評估員工的表現，也能在必要時，提供法律上的保障。記住，預防勝於治療，建立良好的績效管理制度，纔能有效降低勞資糾紛的風險。
這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)
- 立即建立SMART原則的KPI績效評估體系：針對員工職責設定具體、可衡量、可實現、相關且有時限的KPI，作為客觀評估標準，避免主觀判斷，並確保評估流程透明公正。
- 詳實記錄績效面談與輔導過程：每次與績效不佳員工進行面談時，務必完整記錄溝通內容、提供的輔導措施、以及員工的回應與進度。這份紀錄將成為日後合法終止契約的重要法律依據。
- 預防勝於治療：建立完善的績效管理檔案，將每一次的溝通、輔導與改進計畫，都以書面形式記錄下來。不僅能幫助您更客觀地評估員工的表現，也能在必要時，提供法律上的保障，降低勞資糾紛的風險。
建立績效評估體系：處理績效不佳的第一步
當企業遇到績效不佳的員工，卻又無法立即解僱時，建立一套完善的績效評估體系就顯得至關重要。這不僅是企業管理員工績效的基礎，更是後續進行績效輔導、改進計畫，甚至是合法終止勞動契約的依據。一套科學、客觀、公正的績效評估體系，能幫助企業釐清員工績效問題的癥結點，並提供明確的改進方向。
為什麼績效評估體系如此重要？
績效評估體系的重要性體現在以下幾個方面：
- 提供客觀的評估標準： 避免主管主觀判斷，確保評估結果更具公信力。
- 明確員工的職責與目標： 讓員工清楚瞭解自己的工作內容與期望，並據此設定明確的目標。
- 促進員工與主管之間的溝通： 提供定期溝通的平台，讓員工瞭解自己的優缺點，並獲得及時的反饋。
- 作為績效改進的依據： 透過評估結果，找出員工需要改進的地方，並制定相應的改進計畫。
- 保障企業的合法權益： 建立完整的評估紀錄，作為後續處理績效問題的法律依據。
如何建立有效的績效評估體系？
建立一套有效的績效評估體系需要考量以下幾個關鍵要素：
- 設定明確的KPI： KPI（Key Performance Indicators，關鍵績效指標）是衡量員工工作績效的重要指標。在設定KPI時，應遵循SMART原則，即Specific（具體的）、Measurable（可衡量的）、Achievable（可實現的）、Relevant（相關的）、Time-bound（有時限的）。
- 選擇合適的評估方法： 常見的績效評估方法包括360度評估、目標管理法、行為錨定量表法等。企業應根據自身情況選擇最合適的評估方法。您可以參考HR Legend的績效考覈辦法，瞭解更多績效考覈的相關資訊。
- 建立公正的評估流程： 評估流程應透明、公正，確保所有員工都能在公平的環境下接受評估。
- 定期進行績效評估： 績效評估應定期進行，例如每季、每半年或每年一次。
- 提供及時的反饋： 評估結果應及時反饋給員工，讓他們瞭解自己的優缺點，並有機會改進。
績效評估體系建立的注意事項
在建立績效評估體系時，還需要注意以下幾點：
- 符合勞動法規： 確保評估體系符合當地勞動法規，避免產生法律風險。
- 員工參與： 鼓勵員工參與評估體系的建立過程，提高員工的認同感和參與度。
- 持續優化： 績效評估體系應根據企業的發展和員工的需求不斷優化。
總之，建立一套完善的績效評估體系是處理績效不佳員工的第一步，也是企業提升整體競爭力的重要手段。透過科學的評估、及時的反饋和有效的輔導，企業可以幫助員工提升績效，實現共同成長。
績效面談實戰：釐清原因，啟動改善計畫
當員工的績效未達標時，一次有效的績效面談至關重要。這不僅是為了告知員工問題所在，更是為了找出績效不佳的根本原因，並共同制定可行的改善計畫。績效面談應該是一個雙向溝通的過程，而非單方面的指責。以下將詳細說明如何進行一次有效的績效面談：
面談前的準備：
- 收集資料： 準備好員工的績效評估報告、工作紀錄、以及任何可以佐證績效問題的文件。
- 設定明確目標： 確定這次面談希望達成的目標，例如：瞭解績效不佳的原因、共同制定改善計畫、建立明確的績效期望。
- 選擇合適的場地： 選擇一個安靜、私密的空間，確保面談過程不會受到幹擾。
- 安排充足的時間： 預留足夠的時間，讓員工有充分的機會表達自己的想法。
- 保持客觀公正的態度： 避免先入為主的觀念，以開放的心態傾聽員工的說明。
面談進行時：
- 開場白： 以友善、尊重的態度開場，說明面談的目的和流程。
- 說明績效問題： 清楚、具體地說明員工的績效問題，避免使用含糊不清的字眼。
- 提供具體例子： 用具體的事例佐證績效問題，例如：「上個月的報告延遲了三天提交，導致專案進度受到影響。」
- 傾聽員工說明： 鼓勵員工說出自己的想法，瞭解造成績效不佳的原因。可能是技能不足、工作分配不當、缺乏資源、或是個人問題。
- 共同分析原因： 與員工一起分析績效不佳的根本原因，找到問題的癥結所在。
- 制定改善計畫： 根據分析結果，與員工共同制定具體的、可衡量的、可實現的、相關的、有時限的（SMART）改善計畫。
- 提供支持與協助： 告知員工公司將提供哪些支持與協助，例如：培訓課程、資源提供、或是工作調整。
- 建立追蹤機制： 確定追蹤績效改善進度的時間和方式，例如：每週一次的面談、每月一次的績效評估。
面談後的行動：
- 記錄面談內容： 詳細記錄面談的過程、討論結果、以及制定的改善計畫。
- 追蹤績效進度： 定期追蹤員工的績效改善進度，並提供及時的反饋。
- 提供持續支持： 在員工努力改善績效的過程中，持續提供支持與協助。
- 根據進度調整計畫： 根據員工的績效改善進度，適時調整改善計畫。
在績效面談中，管理者應扮演教練的角色，而非審判者。透過有效的溝通和積極的輔導，幫助員工提升工作能力和績效水平。若想更瞭解績效面談的細節與範例，可以參考HR Bartender網站上關於績效評估面談的完整指南，學習更多實用技巧。
績效不佳卻無法立即解雇的處理流程. Photos provided by unsplash
制定改善計畫：績效不佳的輔導關鍵
在完成了績效評估和麪談之後，接下來的關鍵步驟就是制定一份具體可行的改善計畫。這份計畫不僅是為了協助員工提升績效，更是為了建立完整的輔導紀錄，以便在必要時，能有法律依據地進行後續的終止契約程序。一份
改善計畫的核心要素
一個完善的改善計畫應包含以下幾個核心要素，以確保其有效性和可執行性：
- 明確的目標：
- 具體的行動方案：
- 主管的支持與協助：
- 定期的追蹤與回饋：
- 明確的後果說明：
改善計畫必須明確指出員工需要達成的目標。目標應該是具體、可衡量、可達成、相關，並且有時限的 (SMART原則)。例如，如果員工在銷售業績上不佳，目標可以是「在未來三個月內，每月達到至少新台幣 10 萬元的銷售額」。
計畫中需要詳細列出員工為了達成目標所需要採取的具體行動。例如，參加銷售技巧培訓課程、學習新的產品知識、增加客戶拜訪次數等。每個行動方案都應該有明確的時間表和完成標準。
改善計畫不應該只是單方面的要求，主管也需要提供必要的支持與協助。這可能包括提供額外的培訓資源、定期與員工進行進度追蹤、提供實質的指導和建議等。主管的支持能增加員工達成目標的信心和動力。
改善計畫的執行過程中，需要定期追蹤員工的進度，並給予及時的回饋。這可以透過每週或每月的進度報告、定期會議等方式進行。回饋應該是具體的、建設性的，並且著重於員工的優點和進步。
改善計畫中需要明確說明，如果員工在期限內未能達成目標，可能面臨的後果。這包括降職、減薪，甚至終止勞動契約。明確的後果說明能讓員工清楚瞭解情況的嚴重性，並激勵他們全力以赴。
如何運用 SMART 原則制定目標？
SMART 原則是一個被廣泛應用於目標設定的工具，它可以幫助企業和員工設定更清晰、更可行的目標。
- Specific（具體）：目標應該是具體明確的，避免使用含糊不清的詞語。例如，不要說「提升銷售業績」，而要說「將銷售業績提升 20%」。
- Measurable（可衡量）：目標應該是可以衡量的，這樣才能追蹤進度和評估成果。例如，使用銷售額、客戶數量、客戶滿意度等指標來衡量銷售業績。
- Achievable（可達成）：目標應該是可達成的，並且具有挑戰性。設定過於容易或過於困難的目標都可能降低員工的積極性。
- Relevant（相關性）：目標應該與員工的職責和公司的整體目標相關。確保員工理解目標的重要性，以及如何為公司的成功做出貢獻。
- Time-bound（時限性）：目標應該有明確的完成期限。設定明確的時間表可以幫助員工更好地規劃工作，並保持進度。
制定改善計畫的注意事項
- 客觀公正：
- 充分溝通：
- 合法合規：
在制定改善計畫時，務必保持客觀公正的態度。避免因為個人偏見或情緒而影響判斷。所有目標和行動方案都應該基於事實和數據，並與員工的實際情況相符。
在制定改善計畫的過程中，務必與員工進行充分的溝通。讓員工參與目標設定和行動方案的制定，並確保他們理解計畫的內容和目的。充分的溝通能建立信任，並增加員工的配合度。
在制定和執行改善計畫時，務必遵守相關的勞動法規。確保所有程序都符合法律要求，並避免任何歧視或不公平的行為。如有疑問，建議諮詢專業的律師或人力資源顧問。
總之，制定改善計畫是處理績效不佳員工的關鍵一步。透過明確的目標、具體的行動方案、主管的支持與協助、定期的追蹤與回饋，以及明確的後果說明，企業可以幫助員工提升績效，並建立完整的輔導紀錄。這不僅能保障企業的合法權益，也能為員工提供改進和成長的機會。參考這個連結，可以瞭解更多關於如何設定目標與績效改善計畫。
| 要素 | 說明 |
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| 明確的目標 |
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| 具體的行動方案 |
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| 主管的支持與協助 |
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| 定期的追蹤與回饋 |
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| 明確的後果說明 |
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如何運用 SMART 原則制定目標？
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制定改善計畫的注意事項
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建立績效改進紀錄：應對績效不佳卻無法立即解僱的處理流程
在處理績效不佳卻無法立即解僱的員工時，建立詳實且客觀的績效改進紀錄至關重要。這些紀錄不僅能幫助您追蹤員工的改善情況，更能在未來若需要終止勞動契約時，提供強而有力的法律依據。務必記住，沒有完善的紀錄，您很難證明解僱的正當性，這會使企業面臨潛在的勞資爭議。
為什麼績效改進紀錄如此重要？
- 法律保障：當面臨勞資爭議時，詳細的紀錄能夠證明企業已盡力協助員工改善績效，而非惡意解僱。
- 客觀評估：紀錄提供客觀的數據和事實，避免主觀判斷可能造成的偏差，確保評估的公正性。
- 改進追蹤：透過紀錄，您可以追蹤員工在改善計畫中的進展，並根據實際情況調整輔導策略。
- 溝通基礎：紀錄可作為與員工溝通的基礎，讓員工清楚瞭解自身績效問題以及企業的期望。
績效改進紀錄應包含哪些內容？
一份完整的績效改進紀錄應包含以下幾個關鍵要素：
- 績效問題描述：
清楚、具體地描述員工的績效問題，例如未達成KPI、工作延遲、錯誤率高等。避免使用模糊不清的詞語，如「表現不佳」或「態度不好」。
- 績效面談紀錄：
詳細記錄每次績效面談的時間、地點、參與人員、討論內容、以及達成的共識。特別是員工對於績效問題的看法和提出的解釋，都應如實記錄。
- 改善計畫內容：
完整記錄為員工制定的改善計畫，包括具體的改善目標、衡量標準、所需資源、以及完成期限。確保改善計畫是SMART（Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound）的。
- 輔導措施紀錄：
記錄企業為協助員工改善績效所提供的輔導措施，例如培訓課程、導師指導、額外資源等。詳細說明輔導的內容、時間、以及效果評估。
- 員工反應與進展：
記錄員工對於改善計畫的反應、所做的努力、以及實際的改善進展。如果員工沒有積極配合或沒有明顯的改善，也應如實記錄。
- 定期追蹤與評估：
定期追蹤員工的改善情況，並根據實際情況調整改善計畫。每次追蹤和評估的結果都應詳細記錄，作為判斷員工是否達到改善目標的依據。
建立績效改進紀錄的注意事項
在建立績效改進紀錄時，請務必注意以下幾點：
- 客觀公正：確保所有紀錄都是基於事實，避免個人偏見或情緒影響。
- 及時性：每次績效面談、輔導措施、或追蹤評估後，應盡快完成紀錄，以確保內容的準確性。
- 一致性：使用一致的格式和標準，確保所有紀錄都易於閱讀和理解。
- 保密性：妥善保管績效改進紀錄，僅授權相關人員查閱。
- 合法性：確保所有紀錄符合相關勞動法規的要求。建議您可以參考勞動部的相關指引，例如勞動部官方網站，以確保您的做法符合最新的法規要求。
總之，建立完善的績效改進紀錄是處理績效不佳員工的重要環節。透過客觀、公正、詳實的紀錄，您可以更有效地追蹤員工的改善情況，並在必要時，為合法終止勞動契約提供充分的法律依據。
績效不佳卻無法立即解僱的處理流程結論
面對績效不佳卻無法立即解僱的處理流程，企業需要建立一套完善的系統，從績效評估體系的建立，到績效面談的實施，再到改善計畫的制定和績效改進紀錄的建立，每一步都至關重要。這不僅僅是為了提升員工的績效，更是為了保障企業在面對潛在勞資爭議時的合法權益。
透過本篇文章的詳細說明，相信您已經對如何有效地處理績效不佳的員工有了更深入的瞭解。建立客觀的評估標準、提供及時的反饋和輔導、並詳實記錄每一次的溝通和改善進度，這些都是成功處理績效不佳卻無法立即解僱的處理流程的關鍵要素。記住，預防勝於治療，建立良
最終，希望本篇文章能為您在績效不佳卻無法立即解僱的處理流程中提供實質的幫助，讓您在法律的框架下，有效地提升團隊績效，實現企業的永續發展。
績效不佳卻無法立即解僱的處理流程 常見問題快速FAQ
Q1: 建立績效評估體系時，KPI設定有哪些需要注意的地方？
KPI設定需要遵循SMART原則，確保具體(Specific)、可衡量(Measurable)、可達成(Achievable)、相關(Relevant)且有時限(Time-bound)。例如，不要只說「提升銷售額」，而要說「在三個月內將銷售額提升20%」。此外，KPI的設定要符合員工的職責和公司整體目標，並與員工充分溝通，取得共識。
Q2: 績效面談中，主管應該扮演什麼樣的角色？如何有效地進行面談？
在績效面談中，主管應扮演教練的角色，而非審判者。要以友善、尊重的態度開場，清楚說明績效問題，提供具體事例佐證。更重要的是，要傾聽員工的說明，共同分析績效不佳的根本原因，並一起制定改善計畫。主管應提供支持與協助，建立追蹤機制，定期追蹤績效進度，並給予及時的反饋。
Q3: 為什麼要建立詳細的績效改進紀錄？紀錄應該包含哪些內容？
建立詳細的績效改進紀錄非常重要，因為當面臨勞資爭議時，這些紀錄能夠證明企業已盡力協助員工改善績效，而非惡意解僱，提供法律保障。紀錄應包含：績效問題描述、績效面談紀錄、改善計畫內容、輔導措施紀錄、員工反應與進展、以及定期追蹤與評估。務必確保紀錄客觀公正、及時完整，並符合相關勞動法規的要求。
