職災紀錄的保存與管理原則：完整指南，法規、分類、管理一次搞懂！

身為企業，妥善處理職災紀錄不僅是法律義務，更是保障勞工權益、降低營運風險的關鍵。一套完善的「職災紀錄的保存與管理原則」是您不可或缺的工具。這不只是單純的文件歸檔，而是要了解法規要求不同類型的職災紀錄（如報告、醫療文件、補償證明等）分別需要保存多久，並建立一套清晰的分類管理方式，例如依據職災類型、部門或發生時間等來建立索引，以便快速查找和分析。

許多企業在實際執行上，常忽略定期檢視與更新的必要性。法規會變動，作業環境也可能隨著時間改變，因此，定期審查您的職災管理流程，才能確保其符合最新規範。建議導入電子化管理系統，不僅方便檢索，更能強化資料安全性，避免遺失或洩漏。此外，從職災紀錄中分析事故發生的模式與趨勢，更能幫助企業制定有效的預防策略，將職災風險降到最低。

這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)

1. 確認法規依據與保存期限： 針對不同類型的職災紀錄（如報告、醫療文件、工資清冊等），務必查明《勞動基準法》、《職業安全衛生法》等相關法規的具體保存期限要求。建立清晰的紀錄保存流程，確保合規性，並定期審查更新。
2. 建立清晰的分類管理系統： 不要將職災紀錄視為單純的文件歸檔。依據職災類型、部門、發生時間等建立索引，導入電子化管理系統，方便快速查找與分析。這有助於掌握職災發生的模式與趨勢，進而制定有效的預防策略。
3. 定期檢視與改善管理流程： 法規會變動，作業環境也會改變。定期審查您的職災管理流程，確保其符合最新規範，並持續精進。從職災紀錄中學習，提升企業安全文化與風險管理能力，打造更安全健康的工作環境。

職災紀錄的保存與管理原則：法規依據與保存期限

在安全衛生管理中，職災紀錄的保存與管理至關重要。這不僅是企業履行法規義務的體現，更是保障勞工權益、預防未來職災發生的重要基礎。本段將深入探討職災紀錄保存的法規依據以及不同類型紀錄的保存期限，確保企業能確實遵守相關規定。

法規依據

職災紀錄的保存受到多項法規的規範，企業必須熟悉並遵守這些法規，以確保合規性。以下列出幾項主要的法規依據：

• 《勞動基準法》：雖然《勞動基準法》並未直接針對職災紀錄的保存進行詳細規定，但其對於工資、工時等相關紀錄的保存要求，間接影響了職災發生時的證據保存。例如，勞動部擬訂定「出勤紀錄行政指導原則」，僱主應置備勞工出勤紀錄，逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止，出勤紀錄並應保存五年。
• 《職業安全衛生法》：這是職災預防與管理的核心法規，其中多項條文都與職災紀錄的保存有關。例如，職業安全衛生管理辦法中規定，職業安全衛生委員會的會議紀錄、管理執行紀錄、風險評估與預防措施紀錄等，都需要保存一定期限，一般是保存三年。
• 《勞工職業災害保險及保護法》：這部法規整合了勞工保險條例中的職業災害保險及職業災害勞工保護法的規定，擴大了納保範圍，並增進了給付權益。雖然此法主要在於職業災害保險給付，但事故調查、鑑定等資料，也需要依照相關規定進行保存。
• 《勞工健康保護規則》：此規則針對勞工的健康檢查、健康管理等事項進行規範，其中，勞工健康檢查紀錄、特殊健康檢查紀錄等都需要保存一定期限。根據新北勞動雲資訊，一般體格檢查、一般健康檢查紀錄至少保存七年以上；特殊體格檢查、特殊健康檢查紀錄則需要保存十年至三十年。
• 《危害性化學品標示及通識規則》：此規則要求僱主應建立安全資料表定期檢核機制，以確保危害性化學品安全衛生資訊正確性，並至少每三年檢討一次，更新之內容、日期、版次等更新紀錄，應保存三年。

不同類型職災紀錄的保存期限

不同類型的職災紀錄，其保存期限也不同。企業應根據法規要求，建立完善的紀錄保存制度。以下列出幾種常見的職災紀錄及其保存期限：

• 職業安全衛生委員會會議紀錄：依據《職業安全衛生管理辦法》第12條，保存三年。
• 職業安全衛生管理執行紀錄：依據《職業安全衛生管理辦法》第12-1條，保存三年。
• 職業災害風險評估與預防措施紀錄：依據《職業安全衛生管理辦法》第12-3條，保存三年。
• 機械、設備、器具、物料、原料及個人防護具驗收紀錄：依據《職業安全衛生管理辦法》第12-4條，保存三年。
• 緊急應變計畫及演練紀錄：依據《職業安全衛生管理辦法》第12-6條，保存三年。
• 定期檢查、重點檢查紀錄：依據《職業安全衛生管理辦法》第80條，保存三年。
• 勞工健康服務執行紀錄表：依據《勞工健康保護規則》第14條，保存三年。
• 勞工一般體格及健康檢查紀錄：依據《勞工健康保護規則》，保存七年。
• 勞工特殊體格及健康檢查紀錄：依據《勞工健康保護規則》，保存十年至三十年（依不同作業種類而異）。
• 工資清冊：依據《勞動基準法》第23條，保存五年。
• 勞工出勤紀錄：依據《勞動基準法》第30條，保存五年。

請注意：上述保存期限僅為參考，企業應隨時關注法規的最新變動，並根據自身情況調整紀錄保存期限。

企業應建立清晰的職災紀錄保存流程，明確各類紀錄的保存期限、保存方式、以及銷毀程序。此外，也應定期對紀錄進行審查，確保其完整性、準確性，以及符合法規要求。透過完善的職災紀錄保存與管理，企業不僅能有效應對勞動檢查，更能從紀錄中分析職災發生的原因，進而制定更有效的預防措施，保障勞工的安全與健康。

職災紀錄的保存與管理原則：精細分類與建立系統

建立一套完善的職災紀錄管理體系，首要之務在於精細的分類與系統化的管理。這不僅能幫助企業快速查找所需資訊，更是後續數據分析、風險預防的重要基礎。以下將針對職災紀錄的分類方式與系統建立，提供具體的建議：

職災紀錄的分類方式

職災紀錄的分類可以從多個面向著手，以下列出幾種常見且有效的分類方式：

• 依職災類型分類：

• 這是最基本的分類方式，可將職災分為職業傷害（如：跌倒、切割傷、燒燙傷等）與職業疾病（如：腕隧道症候群、噪音性聽力損失、塵肺症等）。

• 更細部的分類可依據事故原因，例如：機械設備故障、操作不當、環境因素等。

• 依部門/工作場所分類：

• 將職災紀錄依照發生部門或工作場所進行分類，有助於瞭解特定區域的風險狀況。

• 例如：生產部門、倉儲部門、辦公室等，不同部門的職災風險可能有所不同。

• 依時間分類：

• 依照職災發生的時間進行分類，可以觀察職災發生的季節性或週期性變化。

• 這有助於企業在特定時間點加強預防措施，降低職災風險。

• 依嚴重程度分類：

• 將職災依照嚴重程度進行分類，例如：輕傷、重傷、死亡等。

• 這有助於企業優先處理重大職災案件，並針對高風險族群提供更完善的保護。

• 依勞工身份分類：

• 依照勞工身份進行分類，例如：正職員工、約聘人員、派遣人員等。

• 不同身份的勞工可能面臨不同的職災風險，透過分類可以更精準地掌握風險狀況。

建立系統化的職災紀錄管理

在完成分類後，接下來需要建立一套系統化的職災紀錄管理流程。

• 建立標準化的紀錄表格：

• 設計一套標準化的職災紀錄表格，確保所有資訊都能完整且一致地記錄下來。

• 表格內容應包含：勞工基本資料、職災發生時間、地點、經過、傷害/疾病類型、醫療處置、事故原因分析、改善措施等。

• 勞動部職業安全衛生署有提供相關參考表格，企業可參考運用：勞動部職業安全衛生署。

• 導入電子化管理系統：

• 建立電子化的職災紀錄管理系統，方便資料的儲存、查詢、分析。

• 可使用Excel、Access等工具，或導入專業的職安衛管理軟體。

• 確保系統具備權限管理功能，避免未經授權的人員存取敏感資訊。

• 建立SOP：

• 企業應制定職災事件處理標準作業程序 (SOP)，確保相關人員清楚瞭解職災發生時的應對流程，包含紀錄填寫、呈報、調查、改善等環節。

• 定期審查與更新：

• 定期審查職災紀錄管理系統的有效性，並根據法規變化、行業趨勢、以及企業實際情況進行更新。

透過精細的分類與系統化的管理，企業可以更有效地掌握職災風險，進而制定更完善的預防措施，保障勞工的安全與健康。

職災紀錄的保存與管理原則：安全存儲與資訊安全

職災紀錄包含高度敏感的個人資料，例如員工的醫療資訊、薪資、以及事故細節。因此，確保職災紀錄的安全存儲與資訊安全至關重要，不僅是法律義務，更是對員工隱私的尊重。以下將探討如何透過完善的安全措施，保護職災紀錄免於未經授權的存取、洩漏或竄改。

實體存儲安全

• 限制存取權限：實體存儲的職災紀錄應存放在有鎖的檔案櫃或房間中，只有經過授權的人員才能進入。
• 防火防潮：存放地點應具備防火、防潮的條件，避免因災害導致紀錄損毀。
• 定期檢查：定期檢查實體檔案的保存狀況，確認沒有遺失或損壞。
• 銷毀程序：對於超過保存期限的實體紀錄，應採用適當的銷毀程序，例如碎紙或焚毀，確保資料無法 восстановление восстановлена.

電子存儲安全

• 存取控制：建立嚴格的使用者權限管理機制，只有經過授權的人員才能存取電子職災紀錄。可以參考iThome 提供的資訊安全文章。
• 加密保護：使用強加密技術保護電子職災紀錄，防止未經授權的存取。
• 定期備份：定期備份電子職災紀錄，並將備份檔案存放在異地，以防止因硬體故障、病毒感染或自然災害導致資料遺失。
• 安全審計：建立安全審計日誌，記錄所有對電子職災紀錄的存取、修改和刪除操作，以便追蹤和調查安全事件。
• 定期更新系統：定期更新作業系統、防毒軟體和其他安全應用程式，修補安全漏洞。
• 防範網路攻擊：採取措施防範網路攻擊，例如使用防火牆、入侵偵測系統和入侵防禦系統。
• 員工安全意識培訓：定期對員工進行安全意識培訓，提高他們對資訊安全風險的認知，並教導他們如何識別和應對網路釣魚、社交工程和其他安全威脅。

隱私保護措施

• 最小化原則：只收集必要的職災相關資訊，避免收集過多的個人資料。
• 告知義務：明確告知員工，企業會如何使用他們的職災紀錄，以及他們的權利。
• 資料匿名化：在進行數據分析或研究時，盡可能將職災紀錄進行匿名化處理，以保護員工的身份。
• 遵守個資法：確保職災紀錄的收集、處理和利用符合個人資料保護法的規定。

應急響應計畫

建立完善的應急響應計畫，以便在發生資訊安全事件時，能夠迅速有效地應對。應急響應計畫應包括以下內容：

• 事件通報流程：明確規定資訊安全事件的通報流程，確保相關人員能夠及時知悉。
• 事件處理程序：制定詳細的事件處理程序，包括隔離受影響的系統、進行損害評估、恢復資料等。
• 事件調查程序：建立事件調查程序，以查明事件的原因和影響，並採取措施防止類似事件再次發生。
• 法律遵循：確保應急響應措施符合相關法律法規的要求，例如資料洩漏通報義務。

總之，職災紀錄的安全存儲與資訊安全是一個持續性的過程，需要企業不斷地評估風險、更新安全措施，並加強員工的安全意識，纔能有效地保護員工的隱私，並確保企業的合規性。

職災紀錄的保存與管理原則：安全存儲與資訊安全

主題	內容	重點
簡介	職災紀錄包含高度敏感的個人資料，確保其安全存儲與資訊安全至關重要。	法律義務，尊重員工隱私。
實體存儲安全	限制存取權限：存放在有鎖的檔案櫃或房間中，只有授權人員才能進入。	有鎖的檔案櫃或房間，授權人員。
	防火防潮：存放地點應具備防火、防潮的條件。	防火，防潮。
	定期檢查：檢查實體檔案的保存狀況。	定期。
	銷毀程序：超過保存期限的實體紀錄應適當銷毀。	碎紙或焚毀。
電子存儲安全	存取控制：建立嚴格的使用者權限管理機制。	使用者權限管理機制。
	加密保護：使用強加密技術保護電子職災紀錄。	強加密技術。
	定期備份：定期備份電子職災紀錄，並異地存放。	定期，異地。
	安全審計：建立安全審計日誌，記錄所有存取、修改和刪除操作。	安全審計日誌。
	定期更新系統：更新作業系統、防毒軟體，修補安全漏洞。	定期。
	防範網路攻擊：使用防火牆、入侵偵測系統等。	防火牆，入侵偵測系統。
	員工安全意識培訓：提高員工對資訊安全風險的認知。	定期培訓。
隱私保護措施	最小化原則：只收集必要的職災相關資訊。	最小化。
	告知義務：明確告知員工企業如何使用其職災紀錄。	明確告知。
	資料匿名化：數據分析或研究時，盡可能將職災紀錄匿名化處理。	匿名化。
	遵守個資法：符合個人資料保護法的規定。	個人資料保護法。
應急響應計畫	事件通報流程：明確規定資訊安全事件的通報流程。	明確規定。
	事件處理程序：制定詳細的事件處理程序。	詳細。
	事件調查程序：建立事件調查程序，查明原因和影響。	建立。
	法律遵循：確保應急響應措施符合相關法律法規。	符合。
結論	職災紀錄的安全存儲與資訊安全是一個持續性的過程，需要不斷評估風險、更新安全措施，並加強員工的安全意識。	持續性，員工意識。

職災紀錄的保存與管理原則：管理方法與實務案例

職災紀錄的管理不只是單純的資料保存，更重要的是如何運用這些紀錄來改善安全衛生環境，預防未來職災的發生。一個有效的管理體系應該包含數據分析、預防策略、持續改善等環節。同時，參考實務案例，可以更清楚瞭解如何將理論應用到實際工作中。

數據分析：從紀錄中挖掘有價值的資訊

職災紀錄累積到一定程度後，就能進行數據分析，找出潛在的風險模式和趨勢。分析的面向可以包括：

• 職災類型分析：統計不同類型職災的發生頻率，例如：墜落、機械捲入、化學品灼傷等，找出高風險的職災類型。
• 部門別分析：比較不同部門的職災發生率，找出安全衛生管理較弱的部門。
• 時間序列分析：觀察職災發生率隨時間變化的趨勢，瞭解安全衛生措施的有效性。
• 人員別分析：分析職災是否集中在特定人員身上，瞭解是否需要加強特定人員的訓練或健康管理。
• 設備別分析：分析職災是否集中在特定設備上，瞭解是否需要改善設備的安全設計或維護。

透過數據分析，企業可以更精準地找出高風險的環節，並將資源投入到最需要改善的地方。

預防策略：制定有效的改善措施

根據數據分析的結果，企業可以制定更有效的預防策略，例如：

• 加強教育訓練：針對高風險職災類型和部門，加強相關的安全衛生教育訓練，提升員工的安全意識和技能。
• 改善作業流程：重新設計不安全的作業流程，降低職災發生的可能性。
• 更新設備：汰換老舊或不安全的設備，採用更安全、更符合人體工學的設備。
• 強化安全防護：加強安全防護措施，例如：設置護欄、安全網、安全門等，降低職災發生的風險。
• 推動健康促進：針對特定部門或人員，推動相關的健康促進活動，例如：提供健康諮詢、舉辦運動競賽、改善工作環境等，提升員工的健康水平，降低因疲勞或健康問題導致的職災。

預防策略的制定需要充分考慮數據分析的結果，並結合企業的實際情況，才能達到最佳效果。例如，勞動部職業安全衛生署有提供職業安全衛生相關資訊，其中包含許多預防職災的宣導與案例。

持續改善：定期審查與更新

職災管理是一個持續改善的過程，企業應定期審查和更新職災管理系統，以應對不斷變化的法規和行業趨勢。審查的內容可以包括：

• 法規符合性：確認職災管理系統是否符合最新的勞動法規要求。
• 措施有效性：評估現有預防策略的有效性，並根據實際情況進行調整。
• 紀錄完整性：檢查職災紀錄是否完整、準確，並及時更新。
• 流程順暢性：評估職災管理流程是否順暢、高效，並根據實際情況進行優化。

通過定期審查和更新，企業可以不斷提升職災管理效能，降低職災風險，保障勞工權益，促進企業的永續發展。

實務案例：從案例中學習經驗

以下提供一些實務案例，供讀者參考：

• 營造業墜落職災案例：某營造工地，因未設置護欄和安全網，導致一名工人從高處墜落身亡。事後，該公司加強了墜落防護措施，包括：全面設置護欄和安全網、提供安全帶和安全帽、加強高空作業訓練等，有效降低了墜落職災的發生率。
• 製造業機械捲入職災案例：某工廠，因機械設備未設置安全防護裝置，導致一名工人手臂被捲入機械中。事後，該公司全面檢查了機械設備的安全防護裝置，並加裝了安全感測器和緊急停止按鈕，有效降低了機械捲入職災的發生率。
• 化學工廠化學品灼傷案例：某化學工廠，因化學品儲存不當，導致化學品洩漏，一名工人被化學品灼傷。事後，該公司重新評估了化學品儲存的安全性，並加強了化學品管理措施，包括：設置防洩漏設施、提供個人防護裝備、加強化學品安全訓練等，有效降低了化學品灼傷職災的發生率。

這些案例提醒我們，職災的發生往往是由於企業在安全衛生管理上的疏忽。企業應從案例中學習經驗，並將這些經驗應用到實際工作中，纔能有效預防職災的發生。勞動部職業安全衛生署網站也有提供職災案例下載，可供參考。

總之，職災紀錄的管理是一個系統性的工程，需要企業從數據分析、預防策略、持續改善等多個方面入手，才能建立一個合規且有效的職災管理體系。 透過不斷的學習和改進，企業可以為員工創造一個更安全、更健康的工作環境。

職災紀錄的保存與管理原則結論

綜觀全文，我們深入探討了職災紀錄的保存與管理原則，從法規依據與保存期限，到精細的分類與系統建立，再到安全存儲與資訊安全，以及最終的管理方法與實務案例。

建立並落實一套完善的職災紀錄的保存與管理原則，不僅是企業應盡的法律責任，更是企業關懷勞工、提升競爭力的重要體現。它不只是一堆文件的堆疊，而是企業安全文化與風險管理能力的一環。透過有系統地收集、整理、分析職災相關資訊，企業可以更精準地掌握潛在風險，進而制定更有效的預防措施，打造一個更安全、健康的工作環境。

請記住，職災紀錄的保存與管理原則是一個持續精進的過程。隨著法規的更新、科技的進步，以及企業自身的發展，都需要定期檢視並調整相關制度與流程。唯有不斷地學習、改進，才能真正落實勞工安全衛生，提升企業的永續經營能力。

職災紀錄的保存與管理原則 常見問題快速FAQ

Q1： 職災紀錄需要保存多久？不同類型的紀錄保存期限都一樣嗎？

A1： 職災紀錄的保存期限並非一概而論，而是取決於紀錄的類型和相關的法規要求。例如：

• 職業安全衛生委員會會議紀錄、管理執行紀錄、風險評估與預防措施紀錄：依據《職業安全衛生管理辦法》規定，需保存三年。
• 勞工一般體格及健康檢查紀錄：依據《勞工健康保護規則》，需保存七年。
• 勞工特殊體格及健康檢查紀錄：依據《勞工健康保護規則》，保存十年至三十年（依不同作業種類而異）。
• 工資清冊、勞工出勤紀錄：依據《勞動基準法》，需保存五年。

請注意： 企業應隨時關注法規的最新變動，並根據自身情況調整紀錄保存期限。確保符合最新的法律要求。

Q2： 為什麼要對職災紀錄進行精細分類？有哪些常見的分類方式？

A2： 對職災紀錄進行精細分類，能幫助企業更有效地掌握職災風險，並制定更完善的預防措施。常見的分類方式包括：

• 依職災類型分類： 區分職業傷害和職業疾病，並可細分為事故原因。
• 依部門/工作場所分類： 瞭解特定區域的風險狀況。
• 依時間分類： 觀察職災發生的季節性或週期性變化。
• 依嚴重程度分類： 優先處理重大職災案件。
• 依勞工身份分類： 掌握不同身份勞工面臨的風險。

透過精細分類，企業可以更精準地找出高風險的環節，並將資源投入到最需要改善的地方。

Q3： 如何確保職災紀錄的安全存儲和資訊安全？

A3： 職災紀錄包含敏感的個人資料，因此安全存儲和資訊安全至關重要。可以從以下幾個方面著手：

• 實體存儲安全： 限制存取權限、防火防潮、定期檢查、採用適當的銷毀程序。
• 電子存儲安全： 建立嚴格的存取控制、使用強加密技術、定期備份、建立安全審計日誌、定期更新系統、防範網路攻擊、加強員工安全意識培訓。
• 隱私保護措施： 最小化收集的資料、明確告知員工資料使用方式、盡可能將資料匿名化、遵守個資法。

此外，建立完善的應急響應計畫，以便在發生資訊安全事件時，能夠迅速有效地應對。確保所有措施符合相關法律法規的要求。