員工離職是企業發展過程中不可避免的一環。離職面談的目的在於深入瞭解員工的真實離職原因，從而幫助企業診斷內部問題，並採取針對性的改善措施。除了探究離職原因，離職面談也是蒐集員工對公司各方面意見和建議的絕佳機會。透過有效的溝通技巧，引導離職者分享他們在職期間的經驗與觀察，能夠幫助企業發現潛在的盲點，進而優化管理流程與提升員工體驗。
更重要的是，一次成功的離職面談能為企業與離職者之間建立良好的結尾，即使員工離開，也能保持正面的關係。建議企業在進行離職面談時，務必營造開放、尊重的氛圍，讓離職者感到被重視，如此纔能夠獲得更真實、有價值的反饋。從長遠來看，積極主動地面對員工離職，並從中學習成長，纔能夠打造更具吸引力、更能留住人才的企業文化。
這篇文章的實用建議如下(更多細節請繼續往下閱讀)
- 設定SMART目標：在進行離職面談前，務必使用SMART原則（Specific具體、Measurable可衡量、Achievable可實現、Relevant相關、Time-bound有時限）來設定明確的面談目標。例如，不要只說「了解離職原因」，而是設定「具體了解員工因缺乏晉升機會而離職的細節，並收集至少三個關於改善工作環境的具體建議」。這能確保面談聚焦且有效率。
- 深挖真實原因，積極收集建議：離職面談的核心是了解員工離職的深層原因。運用提問技巧，鼓勵員工坦誠分享，即使表面的原因看似合理，也要嘗試挖掘背後的真正考量。同時，積極引導離職者提出具體的改進建議，範圍可涵蓋工作流程、團隊協作、企業文化等各方面，這些建議將是企業改善的重要依據。
- 建立良好結尾，維護企業形象：即使員工即將離職，也要努力維護良好的關係，營造尊重和開放的溝通氛圍。感謝員工的付出，並表達公司對他們未來發展的祝福。保持正面的關係，即便未來沒有合作機會，也能維護企業的良好聲譽。一次成功的離職面談，能將離職轉化為企業學習和成長的機會。
離職面談的目的與實施技巧：明確面談目標
在啟動離職面談之前，確立清晰且具體的目標至關重要。這不僅能確保面談過程有的放矢，更能提升面談的價值與效益。許多時候，面談淪為形式化的程序，未能真正挖掘出有用的資訊，往往是因為缺乏明確的目標所致。因此，花時間思考並定義面談的目的，是成功離職面談的首要步驟。
設定SMART目標
為了確保目標的有效性，建議採用SMART原則來設定：
- Specific（具體的）： 目標應明確具體，避免籠統含糊。例如，不要設定「瞭解員工離職原因」這樣寬泛的目標，而是要設定「具體瞭解員工因缺乏晉升機會而離職的細節」。
- Measurable（可衡量的）： 目標應能量化，以便追蹤進度並評估成效。例如，「收集至少三個關於改善工作環境的具體建議」。
- Achievable（可實現的）： 目標應切合實際，避免設定過於理想化或難以達成的目標。例如，不要期望在一次面談中完全改變離職者的想法。
- Relevant（相關的）： 目標應與企業的整體策略和人力資源管理目標相關聯。例如，如果企業正致力於降低人才流失率，那麼離職面談的目標就應該與此方向一致。
- Time-bound（有時限的）： 目標應設定完成期限，以便追蹤進度並確保及時完成。例如，「在面談結束前，確認離職者是否願意提供後續諮詢」。
常見的離職面談目標
以下列舉一些常見的離職面談目標，您可以根據自身企業的具體情況進行調整和補充：
- 1. 瞭解真實離職原因：
這是離職面談最核心的目標之一。透過深入瞭解員工離職的深層次原因，企業可以發現自身在薪資福利、工作環境、發展機會、管理風格等方面存在的不足。切記，員工在面談中提供的表面原因往往並非真相，需要運用技巧引導他們說出真正的原因。
例如： “我們希望通過這次面談，真正瞭解您決定離開的背後考量，不論是薪資、發展、或是其他個人因素，您的坦誠將有助於我們改善公司。”
- 2. 收集改進建議：
離職者往往能以更客觀的角度看待企業的運營和管理。鼓勵他們提出建設性的意見和建議，幫助企業發現自身的盲點，並持續改進。收集建議的範圍可以涵蓋工作流程、團隊協作、企業文化、員工培訓等方面。
例如： “您在公司工作期間，有沒有發現哪些流程可以更順暢？或者在團隊合作上，有哪些可以改進的地方？”
- 3. 維護企業形象：
即使員工即將離職，企業仍應努力維護良
面談目標的優先順序
在實際操作中，企業可能有多個面談目標。此時，需要根據具體情況設定優先順序，並將重點放在最重要的目標上。例如，如果企業正面臨人才大量流失的問題，那麼瞭解真實離職原因和收集改進建議就應該是首要目標。
持續檢視與調整
離職面談的目標並非一成不變，應隨著企業的發展和外部環境的變化，持續檢視和調整。定期分析離職面談的結果，評估目標的達成情況，並根據分析結果優化面談流程和問題清單。透過不斷的改進，才能真正發揮離職面談的價值，幫助企業吸引和留住更多優秀的人才。
離職面談的目的與實施技巧：打造舒適溝通環境
營造一個舒適且開放的溝通環境是離職面談成功的基石。當離職員工感到自在且安全時，他們更願意坦誠分享離職的真正原因和對公司的建議。反之，如果面談氣氛緊張或充滿敵意，員工可能會有所保留，甚至提供不實的信息，這將使面談失去其應有的價值。一個舒適的溝通環境有助於員工感到被尊重和理解，並促進更深入、更誠實的對話。因此，在準備離職面談時，務必將營造良
如何打造舒適的溝通環境：
- 選擇合適的時機與地點：
- 由合適的人員進行面談：
- 建立信任感：
- 使用開放式提問：
- 積極傾聽並展現同理心：
- 避免爭辯或防禦：
- 感謝他們的貢獻：
選擇一個安靜、私密且不受幹擾的地點進行面談。避免在公共區域或容易被打斷的地方進行，這會讓離職員工感到不自在。若能選擇一個讓員工感到放鬆的場所，例如較為舒適的會議室，將有助於他們敞開心扉。同時，選擇在員工離職前的最後幾天進行面談，此時他們可能更願意坦誠地分享想法，因為他們不再需要擔心受到任何直接影響。
進行面談的人員應具備良好的人際溝通技巧，並且能夠展現出同理心和耐心。避免由離職員工的直屬主管進行面談，因為這可能會讓員工感到不自在，特別是當離職原因與主管有關時。通常，人力資源部門的專業人員是更合適的人選，他們能夠以更客觀和中立的立場進行面談。
在面談開始時，明確告知離職員工面談的目的，並強調他們的意見對公司改進的重要性。保證面談內容的保密性，並說明哪些人會接觸到這些信息，以及這些信息將如何被使用。讓員工知道他們的坦誠分享不會對他們造成任何負面影響，這有助於建立信任感，並鼓勵他們更開放地表達自己的想法。
避免使用帶有引導性或暗示性的問題，而是採用開放式提問，鼓勵離職員工自由地表達自己的想法和感受。例如，不要問「你是否對薪資不滿意？」，而是問「你對公司的薪資福利有什麼看法？」。這樣的提問方式能夠引導離職員工更深入地思考和分享，並避免他們只給出簡單的是或否的回答。
在面談過程中，專注地傾聽離職員工的發言，並通過非語言的肢體語言，例如點頭、眼神交流等，來表達你的關注和理解。在適當的時候，可以運用同理心來回應他們的情緒，例如說「我能理解你的感受」或「聽起來這段時間你經歷了很多」。這有助於建立更深層次的連結，並讓離職員工感到被尊重和理解。
即使離職員工提出了對公司不利的批評或意見，也要保持冷靜和客觀，避免與他們爭辯或為公司辯護。記住，面談的目的是瞭解情況並收集反饋，而不是爲自己辯護。如果員工的意見有誤或不準確，可以嘗試用委婉的方式澄清，但不要試圖說服他們改變看法。
在面談結束時，真誠地感謝離職員工在公司工作期間的貢獻，並表達對他們未來發展的祝福。即使他們的離職並非完全愉快，也要保持積極和尊重的態度，為彼此的關係畫上一個圓滿的句號。
總之，打造一個舒適的溝通環境是離職面談成功的關鍵。通過選擇合適的時機與地點、由合適的人員進行面談、建立信任感、使用開放式提問、積極傾聽並展現同理心、避免爭辯或防禦，以及感謝他們的貢獻，您可以營造一個讓離職員工感到自在且安全的溝通環境，從而獲得更真實、更深入的離職反饋，為公司的持續改進提供有價值的參考。
離職面談的目的與實施技巧. Photos provided by unsplash
離職面談的目的與實施技巧：挖掘離職真實原因
離職面談的核心目的之一，就是挖掘員工離職的真正原因。表面上的理由，例如「生涯規劃」、「家庭因素」等等，往往只是為了避免尷尬或是不想得罪公司。然而，真正的原因可能隱藏在更深層次，例如對薪資福利不滿、缺乏發展機會、與主管或同事相處不融洽、工作壓力過大、或是對企業文化不認同等等。 唯有找出真實原因，企業才能對症下藥，從根本上改善問題，降低未來的人才流失率。
為什麼員工不願透露真實離職原因？
- 害怕報復： 員工可能擔心說出真心話會影響到離職流程的順利進行，或是害怕公司在背景調查時給予負面評價。
- 不願衝突： 亞洲文化較為重視和諧，員工可能不願意直接指出公司或主管的缺點，以免造成不愉快。
- 覺得無效： 有些員工可能認為，即使說出真實想法，公司也不會做出任何改變，因此選擇保持沉默。
- 個人保護： 員工可能基於個人原因，不願意透露過多的個人資訊或想法。
如何突破心防，挖掘真實原因？
要讓離職員工願意敞開心扉，分享真實的離職原因，需要建立在信任和尊重的基礎上。
營造安全、放鬆的環境
- 選擇合適的地點： 選擇一個安靜、隱私、不會被打擾的空間進行面談，讓員工感到自在。
- 營造友善的氛圍： 以親切、關懷的態度與員工交談，讓他們感受到你的誠意。
- 強調保密原則： 明確告知員工，面談內容絕對保密，不會對他們產生任何負面影響。
- 感謝員工的付出： 在面談一開始，感謝員工過去對公司的貢獻，肯定他們的價值。
運用提問技巧，引導員工說出真心話
- 從開放式問題開始： 避免直接詢問「你為什麼離職？」，改以更開放的方式引導，例如「是什麼讓你開始考慮尋找新的工作機會？」。參考 Robert Half 提供的 14 個最佳離職面談問題。
- 深入追問： 在員工回答後，針對某些關鍵點深入追問，例如「你可以更具體地說明一下嗎？」、「你覺得在哪些方面可以做得更好？」。
- 運用情境式提問： 詢問員工在工作中遇到的具體情境，例如「你覺得在過去一年中，最大的挑戰是什麼？」、「你對團隊合作有什麼看法？」。
- 避免誘導性提問： 不要用帶有主觀判斷的語氣提問，例如「你是不是覺得薪水太低了？」，這樣容易讓員工產生防備心。
- 積極傾聽： 在員工回答時，專注地聆聽，並適時給予回應，例如點頭、微笑、或是簡單的肯定語句，讓他們感受到你的關注和理解。
觀察非語言線索
有時候，員工的肢體語言、表情、語氣，比他們說出口的話更能反映真實的想法。仔細觀察這些非語言線索，可以幫助你更準確地判斷員工的真實離職原因。例如，員工在提到某位主管時，眼神是否閃爍？在談到工作內容時，語氣是否變得低沉？
瞭解法律風險與合規性
在進行離職面談時，務必瞭解相關的法律法規，確保面談過程的合法合規。例如，避免詢問與員工隱私相關的問題（例如：健康狀況、婚姻狀況等），以免觸犯法律。同時，也要注意保存面談記錄，以備日後可能出現的勞資糾紛。
應對不同情境
在離職面談中，可能會遇到各種不同的情境，例如員工情緒激動、不願配合、或是態度閃爍等等。針對不同的情境，需要採取不同的應對策略：
- 面對憤怒的員工： 保持冷靜，耐心傾聽，不要與之爭辯。表達理解和同情，並試著找出憤怒的根源。
- 面對不願配合的員工： 尊重他們的意願，不要強迫。可以嘗試從其他角度切入，例如詢問他們對公司的建議或意見。
- 面對態度閃爍的員工： 運用提問技巧，引導他們說出真心話。可以試著從他們感興趣的話題入手，或是分享一些你自己的經驗，建立信任感。
記住，每一次離職面談都是一次學習的機會。將每次面談的結果記錄下來，並進行分析，找出人才流失的根本原因，才能為企業的人才管理提供有價值的參考。
離職面談：目的、技巧與注意事項 主題 說明 技巧/注意事項 離職面談目的 挖掘員工離職的真正原因，避免只聽到表面的理由。找出根本原因，企業才能改善問題，降低人才流失率。 員工不願透露真實原因 可能原因包括害怕報復、不願衝突、覺得無效、以及個人保護。 理解員工的顧慮，營造安全、放鬆的環境。 營造安全、放鬆的環境 地點：選擇安靜、隱私、不會被打擾的空間。 選擇合適的地點。 氛圍：以親切、關懷的態度與員工交談。 營造友善的氛圍、強調保密原則、感謝員工的付出。 提問技巧 從開放式問題開始，例如「是什麼讓你開始考慮尋找新的工作機會？」。 從開放式問題開始。 針對關鍵點深入追問，例如「你可以更具體地說明一下嗎？」。 深入追問。 詢問員工在工作中遇到的具體情境，例如「你覺得在過去一年中，最大的挑戰是什麼？」。 運用情境式提問。 避免用帶有主觀判斷的語氣提問，例如「你是不是覺得薪水太低了？」。 避免誘導性提問。 專注地聆聽，並適時給予回應，例如點頭、微笑。 積極傾聽。 觀察非語言線索 員工的肢體語言、表情、語氣，比他們說出口的話更能反映真實的想法。 仔細觀察這些非語言線索，判斷真實離職原因。 法律風險與合規性 避免詢問與員工隱私相關的問題（例如：健康狀況、婚姻狀況等）。 務必瞭解相關的法律法規，確保面談過程的合法合規。 應對不同情境 面對憤怒的員工： 保持冷靜，耐心傾聽，不要與之爭辯。 面對憤怒的員工。 面對不願配合的員工： 尊重他們的意願，不要強迫。 面對不願配合的員工。 面對態度閃爍的員工： 運用提問技巧，引導他們說出真心話。 面對態度閃爍的員工。 總結 每一次離職面談都是一次學習的機會。記錄每次面談結果，分析人才流失的根本原因。 將每次面談的結果記錄下來，並進行分析，為企業的人才管理提供有價值的參考。 離職面談的目的與實施技巧：善用提問與傾聽
在離職面談中，提問與傾聽是兩項至關重要的技巧。它們不僅能幫助你獲取有價值的資訊，還能建立與離職者之間的信任關係，從而獲得更坦誠的回答。提問設計得當，能引導離職者深入思考並分享他們的真實想法；而專注的傾聽則能讓離職者感受到被尊重和理解，進而更願意分享他們的經驗和建議。
提問的藝術：開啟對話之門
提問不只是簡單的發問，更是一門藝術。
- 使用開放式問題： 避免使用Yes/No問題，鼓勵離職者詳細闡述他們的想法。例如，不要問：「你對目前的工作滿意嗎？」，而要問：「你對目前的工作有什麼看法？」。
- 從感覺與經驗出發： 提問時著重於離職者的感受和經驗，例如：「可否形容對於在公司工作整體的感覺？ 如果願意，是否能告訴我們讓你萌生辭意的事情是什麼? 」、「在公司工作的期間以來，什麼事情是讓你感到最開心的?」。
- 探詢具體事例： 針對離職者提及的某些方面，要求他們提供具體的事例，例如：「你提到團隊合作方面遇到一些挑戰，可以分享一個具體的例子嗎？」。
- 避免誘導性提問： 確保你的提問是中立的，不要暗示你希望得到的答案。例如，不要問：「你是不是覺得薪資太低了？」，而要問：「你對薪資待遇有什麼看法？」。
- 準備問題清單但保持彈性：事先準備問題清單可以確保面談涵蓋所有重要領域，但同時也要根據對話的走向靈活調整提問內容和順序。 如果每次都照清單的順序問，反而會顯得制式化。
- 詢問可改善之處：詢問員工如果可以改變公司三件事情，讓公司變得更好，會是哪三件事呢? 原因是什麼?
傾聽的藝術：解讀弦外之音
傾聽不僅僅是聽到對方說了什麼，更重要的是理解他們想表達的意思。有效的傾聽需要你全身心地投入，並運用一些技巧來確保你真正理解對方的想法。
- 積極傾聽： 全神貫注於離職者的講述，避免分心或打斷。
- 展現同理心： 嘗試理解離職者的感受，並用言語或肢體語言表達你的理解。
- 適時回應： 通過點頭、眼神交流、以及簡短的肯定語句（例如：「嗯」、「我
記住，每一次離職面談都是一次學習的機會。 通過善用提問與傾聽的技巧，你就能更深入地瞭解員工離職的真實原因，從而為企業的改進和發展提供有價值的參考。
離職面談的目的與實施技巧結論
綜上所述，離職面談的目的與實施技巧，不僅僅是走個形式，更是一個企業反思與成長的寶貴契機。從確立明確的面談目標，到營造舒適的溝通環境，再到挖掘離職的真實原因，以及善用提問與傾聽的藝術，每一個環節都至關重要。
掌握離職面談的目的與實施技巧，能幫助企業更深入地瞭解員工的需求和期望，發現自身存在的不足，並制定針對性的改善措施。透過真誠的溝通和有效的反饋，企業可以建立更良
希望這篇關於離職面談的目的與實施技巧的指南，能為各位企業管理者、HR專業人士以及團隊領導者提供實質性的幫助。 記住，每一次離職面談都是一次學習和進步的機會，善用這些技巧，將能為企業創造更大的價值。
離職面談的目的與實施技巧 常見問題快速FAQ
Q1: 員工離職面談最重要的目的是什麼？
員工離職面談最重要的目的是深入瞭解員工的真實離職原因。雖然員工可能會提供表面上的理由，但企業需要透過有效的提問和傾聽技巧，挖掘深層次的因素，例如薪資福利不滿、缺乏發展機會、工作環境問題等等。只有找出真實原因，企業才能對症下藥，降低未來的人才流失率。
Q2: 如何才能讓離職員工願意分享真實的離職原因，而不是隻說場面話？
要讓離職員工願意敞開心扉，分享真實的離職原因，關鍵在於建立信任和尊重的關係。首先要營造安全、放鬆的面談環境，選擇合適的地點和時間，並由具備良好溝通技巧的人員進行面談。其次，明確告知員工面談的目的和保密原則，讓他們知道他們的意見將被用於改進公司，並且不會對他們產生負面影響。此外，使用開放式提問，積極傾聽，並展現同理心，都能夠幫助員工放下戒心，更坦誠地分享他們的想法。
Q3: 在離職面談中，如果員工提出對公司不利的批評或意見，應該如何應對？
即使離職員工提出了對公司不利的批評或意見，也要保持冷靜和客觀，避免與他們爭辯或為公司辯護。記住，面談的目的是瞭解情況並收集反饋，而不是爲自己辯護。積極傾聽員工的意見，並展現同理心，讓他們感受到被尊重和理解。如果員工的意見有誤或不準確，可以嘗試用委婉的方式澄清，但不要試圖說服他們改變看法。感謝他們願意分享意見，並表示公司會認真考慮他們的建議。
